Reservierungen - To Dos

To Dos

To Dos können als Erinnerungen gesetzt werden und sind in nahezu jedem Bereich von Rezlynx verfügbar. Sie können einzelnen Personen oder Personengruppen zugeordnet werden. To Dos können in folgenden Bereichen gesetzt werden:

• Anfragen
• Reservierungen
• Personenkarteien
• Firmenkarteien
• Preispläne
• Gast Nachrichten 
• Anlassbuchungen
• Gruppen/Zimmerblöcke
• Firmenkarteien Sales Aktivitäten
• Veranstaltungsbuchungen  

Dieser Artikel befasst sich mit To Dos in Reservierungen.

Erstellen eines Reservierungs - To Dos

To Dos können über den sechsten Reiter, den To Do Artikel Reiter in einer Reservierung erstellt werden. Es können beliebig viele To Dos erstellt werden.

1. Ein neues To Do kann durch Klicken auf "Neues To Do hinzufügen" erstellt werden. 
   Es öffnet sich ein Pop Up mit den Details des To Dos. Der Bildschirm ist in zwei Bereiche geteilt. Ein Eingabebereich für zugeordnete Benutzer und einer für zugeordnete Gruppen. 
2. Um ein To Do speichern zu können muss es einer Person oder Gruppe zugeordnet werden. Durch Klicken auf Hinzuf. können Personen und Gruppen zugeordnet werden. Es kann dann aus einem Drop Down Menu die gewünschte Person oder Gruppe gewählt werden. Es können mehrere Personen oder Gruppen hinzugefügt werden. Durch Klicken auf Entf. können Personen oder Gruppen wieder entfernt werden.
3. Im To Do Details Bereich können Betreff und Text eingegeben werden. Beide Felder sind Pflichtfelder um das To Do speichern zu können. 
4. Das Startdatum bestimmt wann die Person oder Gruppe über das To Do informiert wird. Es kann auch eine Uhrzeit angegeben werden. 
5. Das Antworts-/Erledigt Datum gibt an, wann das To Do erledigt sein sollte. 
   
6. Es kann eine Priorität festgelegt werden mit welcher To Dos bearbeitet werden sollten. Es gibt die Stufen: Niedrig, Normal und Hoch. 
7. Speichern, speichert das To Do und Abrechen führt zum vorherigen Bildschirm.

Unter Anhang/Verkn. können Buchungsreferenz und To Do noch einmal überprüft werden.

Reservierungs - To Dos einsehen

To Dos können innerhalb einer Reservierung über den Reiter To Do Artikel oder über das System Menu aufgerufen werden. System--> To Do Artikel

Wenn die To Dos aus einer Reservierung angeschaut werden, erscheinen sie in der Reihenfolge wie sie angelegt wurden. Folgende Informationen werden angezeigt: 

• Startdatum 
• Startzeit 
• Status - Offen oder Erledigt
• Zugeordnete Benutzer - Benutzercode
• Zugeordnete Gruppen - Gruppencode
• Notizen - Betreff des To Dos 

Kopieren / Editieren / Löschen

Neben dem Notizen Feld befindet sich die Schaltfläche Optionen. Hier kann das To Do kopiert, editiert und gelöscht werden. 

Kopieren dupliziert das To Do und setzt es an den Anfang der Liste der To Dos. 

Editieren öffnet das To Do.
Von hier aus können zugeordnete Benutzer und Gruppen, den Text oder den Betreff, den Start und das Erledigt Datum sowie die Priorität ändern. 
Wenn zuvor ein Teil der Aufgabe erledigt wurde shene Sie es hier. Von hier aus kann das To Do ebenfalls kopiert werden. 

Löschen öffnet ein Pop up und es wird gefragt ob wirklich gelöscht werden soll. Es kann Ja oder Nein gewählt werden. Wenn Sie Nein wählen bleibt das To Do in der Liste , wählt Sie Ja wird es entfernt.

To Do Pop-ups

Wenn das To Do fällig ist poppt eine To Do Artikel Antwort notwendig Box auf und zeigt die folgende Nachricht:

Die folgenden To Do Artikel sind überfällig und benötigen eine Antwort; Sie können den Artikel als erledigt markieren oder eine Erledig % eingeben falls die Aufgabe noch nicht erledigt wurde.

Unter der Nachricht befinden sich die Details des To Dos.

• To Do ID
• Titel - Betreff des To Dos
• Antwort benötigt Datum und Zeit 
• Beschreibung des To Do Artikels
• Als teilweise erledigt markieren - Drop down Box mit 10% Schritten um anzugeben wie viel bereits erledigt wurde. Durch Klicken auf Setzen kann der gewählte Wert übernommen werden. 

Wurde die Aufgabe komplett erledigt kann das To Do durch Klicken auf Als 100% erledigt markieren geschlossen werden. Eine Abfrage ob Sie dieses To Do als erledigt markieren möchten öffnet sich, Sie können Ja oder Nein wählen. Wählen Sie Nein bleiben Sie auf dem Bildschirm, wählen Sie Ja wird das To Do aus dem Warnungsbildschirm entfernt. Erledigte To Dos können in der jeweiligen Reservierung eingesehen werden.

Am unteren Warnungsbildschirmrand werden zusätzlich Gastnachrichten angezeigt. To Dos können durch Auswahl aus dem Drop Down Menu von 5 Minuten bis zu einem Tag gesnoozed werden.

Auf ein To Do reagieren

To Do Items sind mit einem Hyperlink versehen. Wenn Sie diesen anklicken können Sie das To Do öffnen und der Person antworten, die das To Do erstellt hat.  

Folgende Informationen sind ersichtlich:

• To Do ID 
• Von
• Auf Benutzer
• Auf Benutzergruppe
• Titel
• Beschreibung vom Textfeld des To Dos 
• Priorität
• Antwort benötigt bis Datum und Zeit 
• Anhang - die Buchungsreferenz mit Hyperlink zur Reservierung 

Das Antwortsarchiv ermöglicht es eine Antwort hinzuzufügen und den Status auf Offen, Eingestellt und Vollständig zu setzen. 

Wenn der Benutzer das To Do Item Pop-up sieht, können Sie auch die Antwort einsehen. Die Antwort kann auch über das System Menu unter To Do Artikel angeschaut werden.