Vorlagen Editor und Vorlagen Automatisierung

Einführung

Der Vorlagen-Editor befindet sich unter den Zahnrädern und wird zum Erstellen von benutzerdefinierten Vorlagen, Anlass Sheets oder Bestätigungsschreiben verwendet; er ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um ähnliche Vorlagen zusammenzuhalten.

Jede Vorlage besteht aus verschiedenen Abschnitten, die jeweils auf unterschiedliche Weise funktionieren, sodass Sie Datenfeld-Tags, Tabellen und Bilder einfügen können.

Der Vorlagen-Editor erlaubt zwar HTML, ist aber ziemlich streng in Bezug auf die erlaubten Inhalte. Alle Bilder, die Sie verwenden möchten, sollten zuerst in dem Medienmanager hochgeladen werden.

Überblick

Der Vorlagen Editor befindet sich in den Zahnrädern. Beim Erstellen von Vorlagen können die folgenden Gruppen verwendet werden:

Rezlynx PMS Bereiche:
Anfrage Follow Up Intern
Anfrage Bestätigung
Reservierungsbestätigung
Reservierungsstornierung
Auszüge

Jeder Bereich wird nur in bestimmten Teilen des Systems angezeigt. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Vorlage in dem entsprechenden Bereich erstellen.

Die erste Vorlage, die Sie in einem Bereich erstellen, wird bei der Anzeige von dieser Seite aus als erste angezeigt. Im Rest des Systems werden die Vorlagen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

Vorlagen können jederzeit entfernt, geändert oder umbenannt werden, indem Sie sie in dem Bereich auswählen. Sie können keine neuen Bereiche erstellen.

Sobald eine Vorlage gelöscht wird, ist sie nicht mehr verfügbar oder wiederherstellbar. Guestline empfiehlt, ein Backup der erstellten Vorlagen mit Hilfe des später in dieser Anleitung beschriebenen HTML-Codes zu speichern.

Jede Vorlage ist in die folgenden Teile oder Abschnitte unterteilt:

Betreff - Die Betreffzeile der E-Mail

Kopfzeile - Dies ist normalerweise der "Sehr geehrte/r ..."-Teil, er wird nicht dupliziert, wenn Sie einem Kontakt eine Zusammenfassung über die von ihm vorgenommenen Reservierungen senden.

Body - Dies ist normalerweise der Haupttext der Vorlage und wird dupliziert, wenn Sie eine Multi-Zimmer/Gruppenbestätigung an den Kontakt senden.

Fußzeile - Dies ist normalerweise das Schlusswort einer E-Mail und wird ebenfalls nicht dupliziert, wenn Sie einem Kontakt eine Zusammenfassung über die von ihm getätigten Reservierungen senden.

Der Abschnitt "Übersicht" ermöglicht es Ihnen, alle Abschnitte zusammen zu sehen; Sie können eine Buchungsreferenz eingeben, um eine Vorschau der Vorlage zu erhalten, falls gewünscht.

 
Medien Manager

Wenn Sie eine Vorlage erstellen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie zunächst alle Bilder, die Sie un den Verlagen benutzen möchte, in dem Medien Manager hochgeladen haben. Den Medien Manager finden Sie unter System, Medien Manager. Wenn Sie alle Bilder hinzugefügt haben, können Sie mit Ihrer Vorlage beginnen.

Wenn Sie versuchen, ein Bild zu kopieren und in den Vorlagen-Editor einzufügen, wird es zwar auf dem Bildschirm angezeigt, aber wenn Sie es per E-Mail versenden, wird es als Kasten mit einem X darin angezeigt. Um ein Bild hochzuladen, wählen Sie Neue Datei hinzufügen, um Ihren Computer zu durchsuchen.

Wählen Sie den Dateityp Allgemeine Bilder und durchsuchen Sie den Computer. Diese Datei muss unter 100KB groß sein und ein jpeg-Format haben.

Sobald das Bild geladen ist, wird es in der linken Leiste angezeigt. Das Bild kann nun in einer Vorlage verwendet werden.

Eine Vorlage erstellen

Wenn Sie Ihre ersten Vorlagen erstellen, fällt es Ihnen vielleicht leichter, wenn Sie sie zuerst auf Papier oder am Computer entwerfen.

Um zu beginnen, drücken Sie "Neue Vorlage hinzufügen".

Wählen Sie die Gruppe, zu der Ihre Vorlage gehört, und geben Sie ihr einen Namen. (Der Name kann später bei Bedarf geändert werden)

Ihre leere Vorlage wird dann geladen

Sie müssen dann jeden Abschnitt ausfüllen. Jeder Abschnitt hat die gleichen Zusatzoptionen:

Bei der Eingabe von Text im Vorlageneditor wird durch klicken der Eingabetaste ein Zeilenumbruch (eine neue Zeile mit Leerzeichen dazwischen) erzeugt. Wenn Sie die Umschalttaste + Eingabetaste anklicken, wird ein Zeilenumbruch (eine neue Zeile ohne Leerzeichen dazwischen) erzeugt.

Betreff

Wenn eine Vorlage per E-Mail versendet wird, ist dies die Betreffzeile, die der Gast in seiner E-Mail erhält; am besten geben Sie eine kurze Zusammenfassung ein, z. B. "Ihre Buchungsbestätigung für ...". Stellen Sie sicher, dass Sie etwas eingeben, damit die E-Mail nicht wie Spam/Phishing aussieht. Sie können entweder in dieses Feld tippen oder Daten-Tags verwenden. Wählen Sie Betreff und klicken Sie in das weiße Feld. Achtung: Sie können in diesen Teil der Vorlage keine Bilder einfügen.

Daten-Tags befinden sich auf der rechten Seite des Bildschirms. Daten-Tags fügen Systeminformationen in Ihre Vorlage ein. Zum Beispiel würde der Tag "Hotel Beschreibung" den Hotelnamen: Hotel Guestline A in diesem Beispiel einfügen. Um ein Daten-Tag einzufügen, doppelklicken Sie einfach darauf. Dadurch wird der Tag an der Stelle in die Vorlage eingefügt, an der sich Ihr aktueller Cursor befindet.

Sie können die Schriftart und -größe ändern, indem Sie den Text markieren und eine Option aus dem Dropdown-Menü auswählen. Sie können den Text auch fett, kursiv, unterstrichen oder ausrichten, indem Sie ihn markieren und die gewünschte Option auswählen.

Dieses Beispiel würde lauten:

Ihre Buchungsbestätigung im Hotel Guestline A - Referenz BK000001

Kopfzeile

Die Kopfzeile wird beim Senden einer Multi-Zimmer-/Gruppenkontaktbestätigung nicht dupliziert, daher wird sie im Allgemeinen für die Einleitung der E-Mail verwendet.

In diesem Abschnitt ist eine begrenzte Anzahl von Tags verfügbar. Zu den Tags gehören die Hotelinformationen, das Erstellungsdatum/die Erstellungszeit und die Informationen des Buchers.

Wir raten davon ab, die Vorlage zu kopieren und einzufügen, da bestimmte Textverarbeitungsprogramme den Text auf unterschiedliche Weise formatieren, wodurch Seitenumbrüche, neue Zeilen und unsichtbare Tabellen eingefügt werden können, die schwer zu bearbeiten sind.

Um ein Bild einzufügen, muss es, wie oben beschrieben, bereits im Medienmanager gespeichert sein. Diese sind in der Vorlage unter dem Reiter Bilder neben den Tags zu finden. Klicken Sie auf das gewünschte Bild und ziehen Sie es in die Vorlage. Sie können die Ausricht-Schaltfläche verwenden um das Bild recht-mittig oder linksbündig zu formatieren.

Body

Der Body enthält im Allgemeinen die Informationen über die spezifische Reservierung; er hat mehr Tags als jeder andere Abschnitt. Dieser Abschnitt wird dupliziert, wenn beim Senden an den Kontakt mehr als eine Reservierung mit einem Multi-Zimmer/einer Gruppe verbunden ist.

Einige Tags, wie z. B. Ankunfts- und Abreisedatum, haben mehrere Optionen, wie z. B. die Version mit kurzem Datum und die Version mit langem Datum; Sie sollten sicherstellen, dass Sie die Vorlage in der Vorschau anzeigen, bevor Sie sie verwenden.

Häufige Fehler sind z. B., dass der Benutzer die Zimmer Nr. auswählt, die 12 anzeigen würde, statt der Zimmer Beschreibung, die "Doppelzimmer" anzeigt.

Beim Abrufen von Tags, die Geldwerte enthalten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein €/EUR-Zeichen vor dem Tag in die Vorlage einfügen, damit € 12.00 angezeigt wird.

Package- und Preisplan-Notizen können auf die Vorlage gezogen werden, um sicherzustellen, dass die Vorlage die spezifischen Informationen für diesen Preisplan enthält.

Fußzeile

Die Fußzeile wird beim Senden einer Multi-Zimmer-/Gruppenkontaktbestätigung nicht dupliziert, daher wird sie in der Regel für die zusätzlichen Informationen wie Check-in-Zeiten, Wegbeschreibung usw. verwendet.

Head Style

Der Head Style wird für die CSS-Codierung verwendet. CSS steht für "Cascading Style Sheet". Cascading Style Sheets werden verwendet, um das Layout von Webseiten zu formatieren. Sie können verwendet werden, um Textstile, Tabellengrößen und andere Aspekte von Webseiten zu definieren, die bisher nur im HTML-Code einer Seite definiert werden konnten.

CSS hilft Webentwicklern, ein einheitliches Aussehen über mehrere Seiten einer Website hinweg zu schaffen. Guestline bietet keine Schulung oder Unterstützung beim Schreiben von CSS oder HTML an; dies müsste von einem externen Webentwickler durchgeführt werden.

Überblick

Jetzt, wo Sie Ihre Vorlage fertiggestellt haben, ist es wichtig, sie zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Tags so eingefügt werden, wie Sie es erwarten.

Klicken Sie auf den Reiter "Übersicht", um die gesamte Vorlage und alle Abschnitte zusammen anzusehen.

Um sicherzustellen, dass alle Tags funktionieren, benötigen Sie eine Buchungsreferenz, geben Sie diese in das Beispielfeld ein. Wählen Sie Optionen und Ansicht. Dadurch werden die Daten-Tags aktualisiert, sodass Sie sie vor der Verwendung überprüfen und ändern können.

Wir empfehlen Ihnen auch, eine Test-E-Mail mit einer Testbuchung zu senden, um sicherzustellen, dass alle Inhalte korrekt angezeigt werden. Bitte denken Sie daran, dass verschiedene E-Mail-Clients ihre E-Mails auf unterschiedliche Weise darstellen und Guestline dies nicht kontrollieren kann.

HTML-Ansicht

Während Sie Ihre Vorlage erstellen, kodiert der HTML-Editor hinter den Kulissen Ihre Abschnitte. Um auf den HTML-Code zuzugreifen, wählen Sie diese Schaltfläche unten links in dem Bildschirm.

Wenn Sie über HTML-Kenntnisse verfügen, können Sie die gesamte Vorlage durch Eingabe des Codes auf diese Weise erstellen. Bitte beachten Sie, dass Guestline für diese Art der Erstellung keine Schulung oder Unterstützung anbieten kann.

Kopieren einer Vorlage

Sie können eine Vorlage kopieren, indem Sie die Auswahl im visuellen Modus (auf dem Bildschirm) oder in der HTML-Ansicht markieren und dann mit der rechten Maustaste auf "Kopieren" klicken oder die Tastenkombination STRG + C verwenden.

Zum Einfügen gehen Sie in die neue Vorlage und klicken mit der rechten Maustaste auf "Einfügen" oder drücken die Tastenkombination STRG + V

Design Option

Notizen und Upsells

Buchungsnotizen können in Vorlagen eingefügt werden. Die am häufigsten verwendeten Notizen, die in eine Bestätigung eingefügt werden können, sind "Bestätigungsnotizen", im Vorlageneditor heißt dies "Bestätigungen oder %CUSOMNOTES3%". Sie können diese auf die gleiche Weise wie andere Tags einfügen.

Upsells oder Upsell Packages, die zu einer Buchung hinzugefügt werden, können ebenfalls in die Vorlage eingefügt werden. Um dies zu tun, benutzen Sie die im nächsten Bild gezeigten Tags, dies listet die Beschreibung und den Preis des Upsells auf. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer im untenstehenden Beispiel ein € vor dem Produktwert eingefügt hat.

Die obigen Notizen stammen aus dem Notizfeld der Reservierungsbestätigung, und die Produkte würden alle Upsells anzeigen. Blumen € 35 oder Spa Treatment würde in den Abschnitt Zusatzleistungen angezeigt werden.

Buchungszeile Bestätigung Body

Wenn ein Gast mit verschienden Preisplänen und/oder Zimmerkategorien gebucht hat, gibt die normale, oben gezeigte Reservierungsbestätigung möglicherweise nicht die Details an, die Sie benötigen. In diesen Fällen möchten Sie vielleicht eine separate Bestätigung mit den Buchungszeilen-Tags haben, die die obige Tabelle ersetzen. Diese gibt Ihnen dann eine Aufschlüsselung des Aufenthalts.

Sie müssen den Tag "%BKLNSTART%" vor der Aufschlüsselung und den Ende-Tag danach "%BKLNEND%" einfügen, damit dies funktioniert. Die Buchungszeileninformationen können entweder in einem Absatz formuliert oder in eine Tabelle eingefügt werden.

Beispiel 1:

Das beispiel 1 würde wie folgt aussehen:
* Ihr Arrangement, Zimmer oder Preise können jede Nacht veriieren, bitte beachten Sie die folgende Aufschlüsselung:
Vom 25.3.2021 bleiben Sie 1 Nacht in einem Twin-Doppelzimmer
Beste Verfügbare Rate inklusive Halbpension Rate - 274,00 €.
Vom 26.3.3021 bleiben Sie 1 Nacht in einem Standard Zimmer
Beste Verfügbare Rate inklusive Frühstück Rate - 204,00 €

Beispiel 2:

Das zweite Beispiel würde sich immer noch duplizieren, aber in einer Tabelle.

Wenn Sie Ihrer normalen Bestätigungs-E-Mail einen Abschnitt für die Buchungszeile hinzufügen würden, würde dieser Abschnitt die gleichen Informationen wie der Hauptteil anzeigen, wenn Ihre Buchung keine separate Buchungszeile hat.

Bilder

Bilder sollten in der richtigen Größe und Abmessung in Rezlynx hochgeladen werden. Obwohl die Software es Ihnen ermöglicht, die Größe von Bildern zu ändern, beziehen sich viele E-Mail-Clients auf das Originalbild, wenn es auf dem Bildschirm angezeigt wird, sodass das hochgeladene Bild auf dem Bildschirm des Empfängers wiedergegeben wird. Dies kann dazu führen, dass Ihre Vorlage nicht korrekt angezeigt wird.

In Rezlynx hochgeladene Bilder müssen weniger als 100KB groß sein und im Jpeg-Format vorliegen.

Tabellen

Bei der Eingabe von Informationen können Sie eine Tabelle verwenden, um alles einheitlich zu halten.

Um eine Tabelle einzufügen, klicken Sie auf das Tabellensymbol. Dadurch wird das hier links gezeigte Bild geöffnet. Wählen Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten und klicken Sie auf "OK". Wenn Sie die Tabelle nach der Eingabe bearbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle, um dieses Raster wieder zu erhalten. Border Size - Wenn Sie diesen Wert auf 0 ändern, werden die Linien in der Tabelle entfernt, wenn Sie ihn auf 10 ändern, erhalten Sie einen dicken Rand. Cell Padding - Durch Erhöhen dieser Zahl wird ein Rand zwischen den Zellen erzeugt, durch Ändern auf 0 wird alles bündig mit dem Rand.

 

Zellenabstand - ist der Abstand vom Rand zum Text.

Farben - Wenn Sie eine Farbe auswählen, können Sie mithilfe der +1-Optionen oben verschiedene Farbtöne auswählen. Sie können auch HEX-Farbcodes verwenden, um die gewünschte Farbe zu wählen.

Sobald eine Tabelle hinzugefügt wurde, werden verschiedene Optionen verfügbar:

 

         

Vorlagen Automatisierung

Es ist möglich, Vorlagen für Reservierungsbestätigungen zu automatisieren, damit sie automatisch versendet werden. Sie müssen die Vorlage wie oben in dieser Anleitung erstellen. Als nächstes müssen Sie die Automatisierung einrichten.

Um eine Vorlagen Automatisierung einzurichten, gehen Sie zu den Zahnrädern, Vorlagenautomatisierung und klicken auf Neu.
Sie müssen nun die Kriterien festlegen, die Rezlynx beim Versenden dieser Vorlage berücksichtigen soll.

Plan Beschreibung - Name der Automatisierung Ausgabe - Wann soll sie versendet werden? Lieferungsmethode - Wie soll es versendet werden? Zimmerabruf Handhabung - Pro Einzelbuchung oder pro Multi-Zimmer/Gruppe

Empfänger
Von - Von welcher E-Mail kommt die Nachricht?
Antworten an - Wenn jemand antwortet, wohin geht die Nachricht?
Enpfänger - An wen wird sie gesendet?
Kein Kontakt - Wenn es keinen Kontakt gibt, an wen soll das System die Vorlage dann senden?
Doppelte Karteien - Wenn beide gleich sind, an wen soll das System die Vorlage senden?

Vorlagen Welche Vorlage sendet das System an den Kontakt und welche an den Hauptgast?

Preispläne
Für welche Preispläne soll das System die Vorlage senden? (z. B. Ausschluss von Firmenpreisplänen bei Werbe-E-Mails)

Einbeziehungen
Buchungsstati - An welche Status soll die Vorlage versendet werden?
System Source - Welche Buchungen? Nur Rezlynx?
Channel - An welche Channel Codes möchten Sie die Vorlage versenden?
Marktsegment - An welche Marktsegmente möchten Sie die Vorlage versenden?
Multi-Zimmer - Möchten Sie die Vorlage an einen Multi-Zimmer versenden?
Gruppen - Möchten Sie die Vorlage an eine Gruppe senden? Zimmerblöcke - Soll es an einen Zimmerblock gesendet werden?
Aus Mailings exkludieren - Setzen Sie ein Häkchen, um diejenigen einzuschließen, die gesagt haben, dass sie nicht per E-Mail benachrichtigt werden möchten (d. h., in ihrer Gästekartei ist "Aus Mailings exkludieren" angeklickt).

Klicken Sie nun auf Speichern.

Denken Sie daran, dass Sie bei jeder Reservierung im Abschnitt "Notizen" die Möglichkeit haben, sie von Automatisierungen auszuschließen.

Bitte beachten Sie, dass Sie Konferenz- und Bankettvorlagen nicht automatisieren können.

Sie müssen auch (einmalig) sicherstellen, dass Sie eine geplante Aufgabe eingerichtet haben, um die Automatisierung zu verarbeiten. Gehen Sie dazu zu den "Zahnräder" und "Geplante Aufgaben". Sobald diese Aufgabe eingerichtet ist, wird sie automatisch jeden Tag zu der von Ihnen festgelegten Zeit versendet.