Gueststay - Digitale Registrierung

GUESTSTAY DIGITALE REGISTRIERUNG KONFIGURATIONSSCHRITTE

Die GuestStay - Digitale Registrierung ermöglicht es einem Gast, digital einzuchecken und Informationen vor der Ankunft in Ihrem Haus anzugeben. Für anstehende Reservierungen in Ihrem PMS kann eine Pre Arrival Email mit dem entsprechenden Link zur digitalen Registrierung ein paar Tage vor der Ankunft an den Gast zur Vervollständigung gesendet werden. (Diese Vorlage wird im Vorlagen Editor erstellt und eine Vorlagen Automatisierungsregel eingerichtet, um diese E-Mail automatisch zu senden, wenn Sie dies wünschen).

DIGITALE REGISTRIERUNG AUS SICHT DES GASTES

Der Gast erhält eine E-Mail von Ihnen, in der er den Link zur digitalen Registrierung anklickt.

Es öffnet sich die Begrüßungsseite, die das Ankunfts- und Abreisedatum und die Kosten des Aufenthalts anzeigt - die Seite hat auch ein Bild Ihres Hotels (dies erscheint nur in der Desktop-Version von GuestStay). Je nach Link ist dies entweder ein Link direkt zu den Details der Reservierung oder eine Willkommensseite, auf der der Gast seine Buchungsreferenz und seinen Nachnamen eingibt, um auf die Details zuzugreifen. 

Der Gast muss dann auf Check-in klicken.

Bestimmte Felder aus der Reservierung sind bereits für das Profil ausgefüllt - der Gast muss alle anderen erforderlichen Bereiche ausfüllen.

Klicken Sie auf Weiter. Bestimmte Felder aus der Reservierung werden bereits für die Adresse ausgefüllt - der Gast müsste alle anderen erforderlichen Bereiche ausfüllen.

 

Klicken Sie auf Weiter. Der Gast wird aufgefordert, die Details aller weiteren Gäste im Zimmer über 16 Jahre einzugeben. Klicken Sie auf Hinzufügen, um diese Informationen einzugeben, oder wenn nur eine Person übernachtet, klicken Sie auf "Nur ich", um fortzufahren.

Wenn Sie auf Hinzufügen klicken - geben Sie den Namen des Gastes und die Nationalität ein. Es erscheint ein Hinweis, wenn Sie die maximale Anzahl von Gästen für die Reservierung erreicht haben.

Klicken Sie auf Weiter. Der Gast wird nach einer geschätzten Ankunftszeit und eventuellen Zusatzwünschen für den Aufenthalt gefragt. Dies wird automatisch in die Reservierung für die Ankunft eingetragen.

Klicken Sie auf Weiter. Der Gast kann dann die Papiere für den Check-In digital unterschreiben - dies geht als digitale Registrierungskarte in die Reservierung ein. Er kann die Allgemeinen Geschäftsbedingungen lesen und der Vermarktung zustimmen, falls erforderlich, und dann auf Check-In klicken.



Sobald der Gast dies getan hat, erhält er eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm, die anzeigt, dass er in dem Hotel eingecheckt hat.

 

Wenn der Gast den Online-Check-in nicht abgeschlossen hat, sendet das System einen Tag vor der Ankunft eine automatische E-Mail an den ankommenden Gast, um ihn daran zu erinnern, den Online-Check-in abzuschließen.

 

DIGITALE REGISTRIERUNG (REZLYNX)

Auf dem Hauptbildschirm für den Check-In - wenn der Gast den Pre-Check-In abgeschlossen hat - wird ganz rechts das Feld für den Pre-Check-In angekreuzt und der Benutzer weiß, dass dieser abgeschlossen wurde. Die Ankunftszeit wird auf dem Hauptbildschirm angezeigt. Wenn Sie auf den blauen Hyperlink klicken, wird die Seite mit der Reservierungszusammenfassung angezeigt.

Hier können wir sehen, dass alle Sonderwünsche, die während der digitalen Registrierung ausgefüllt wurden, in der "Private Notizen"-Box innerhalb der Reservierung angezeigt werden. Sie können auf diesem Bildschirm auch eine Kopie der digital signierten Registrierungskarte herunterladen.

Innerhalb der Reservierung wird das Profil für den Hauptgast mit der Adresse und anderen Informationen, die bei der digitalen Anmeldung angegeben wurden, aktualisiert. Wenn der Name des Haupt Gastes nicht verlinkt war, wird ein Profil für diesen Gast in Rezlynx erstellt.

Der Name des zweiten Gastes wurde ebenfalls ausgefüllt, falls er während des Prozesses eingegeben wurde, und auch die Ankunftszeit wurde entsprechend aktualisiert.

Sie können die digitale Registrierungskarte auch innerhalb der Reservierung unter dem Menü Optionen und signierte Registrierungskarte einsehen. Diese kann dann für Ihre Unterlagen heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Diese enthält die Informationen über den Aufenthalt und die Unterschrift des Gastes.

EINSTELLUNG DER BEDINGUNGEN FÜR DIE DIGITALE ANMELDUNG

Zur Eingabe der Geschäftsbedingungen, die bei der digitalen Anmeldung angezeigt werden sollen, navigieren Sie zum Zahnradsymbol - Systemmenü und INI-Einstellung in Rezlynx.

In den Geschäftsbedingungen können Sie diese zur Verwendung innerhalb der digitalen Anmeldung eingeben. Dies ist ein reines Textfeld für Informationen.

 

EINSTELLEN DER E-MAIL VOR DER ANKUNFT MIT CHECK-IN-LINK

Pre - Arrival Vorlagen können im Vorlageneditor in Rezlynx erstellt werden. Diesen finden Sie unter dem Zahnradsymbol, Systemmenü und Vorlageneditor.

Innerhalb der erstellten Vorlage können Sie dann den digitalen Registrierungslink einfügen, der den Gast zum Online-Check-In-Bildschirm führt. Sie können den Link auch in eine bereits vorhandene Vorlage für die Voranmeldung einfügen, die Sie eingerichtet haben, ohne eine ganz neue Vorlage erstellen zu müssen.

Es gibt 2 Optionen:

Option 1
Fügen Sie die URL ein, die Sie in Ihrer GoLive-E-Mail erhalten haben. Bei dieser Option muss der Gast seine Rezlynx-Buchungsnummer und seinen Nachnamen eingeben. Diese URL kann auch in einen QR-Code generiert werden, indem Sie eine Website eines Drittanbieters verwenden, die diesen für Sie erstellt. Suchen Sie einfach nach QR-Generator in einer Suchmaschine, es gibt viele kostenlose.

 

Option 2
Fügen Sie die folgende URL ein. Dadurch werden die Gästedaten für die Generierung der automatischen E-Mails aus Rezlynx vorausgefüllt, was Ihrem Gast Zeit spart. Guestline empfiehlt diese Option für die Verwendung innerhalb Ihrer Vorlagen.

https://guest.eu.guestline.app/%SITEID%?reservationNumber=%BOOKREF%&familyName=%ROOMLEADSURNAME%

 

Diese URLs können in die HTML-Codierung eingegeben werden, um die Schaltfläche in der E-Mail zu erstellen, oder sie können als Hyperlink eingebettet werden, um den Gast zum Check-In-Bildschirm zu führen.

Die Vorlagenautomatisierung kann in der Vorlagenautomatisierung innerhalb des Zahnradsymbols, Hilfsmittel und Vorlagenautomatisierung eingerichtet werden. Sie können in diesem Bereich die Anzahl der Tage vor der Ankunft angeben, die ein Gast seine Pre - Arrival-E-Mail erhält. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass Gäste 4+ Tage vor der Ankunft eher bereit sind, den Online-Check-in-Prozess abzuschließen. 

Weitere Informationen zur Erstellung der Template Automation finden Sie auf dem Guestline Support Portal -here