Automatische E-Mails zur Registrierung vor Ankunft

Hautpgast

Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, die Gäste daran zu erinnern, ihre Anmeldung zu vervollständigen. Am Tag vor dem Einchecken des Gastes, zwischen 18.00 und 19.00 Uhr  erhalten die Gäste eine E-Mail, die sie daran erinnert, ihre Angaben vor der Ankunft zu vervollständigen.

Diese E-Mails werden nicht verschickt, wenn der Gast sich bereits online angemeldet hat.

Wenn eine Buchung für eine heutige oder morgige Ankunft erstellt wird, senden wir die E-Mail mit der Vorankündigung automatisch sofort.

Automatiche Pre-arrival Email: Beispiel 

Der Inhalt der Emails ist nicht konfigurierbar

Die E-Mail enthält einen Link zum „Einchecken“, der die folgenden Seiten anzeigt:

1. 1. Persönliche Informationen: zum Sammeln von Informationen wie Name, Nationalität, E-Mail, usw...
   2. Adresse: zum Sammeln von Informationen über die persönliche Adresse des Gastes
   3. Weitere Gäste: zum Sammeln von Informationen über andere Gäste im Zimmer, wird nur angezeigt, wenn die Reservierung für mehr als 1 Gast gilt
   4. Andere Informationen: ETA, Autokennzeichen und Kommentarfeld für Anfragen.
   5. AGB: Auf dem letzten Bildschirm werden die AGB und die Datenschutzrichtlinie angezeigt, die der Gast akzeptieren muss, um die Registrierung abzuschließen.

Kontakt

Wenn die Kartei des Hauptgastes keine E-Mail-Adresse enthält, sendet das System eine E-Mail an den Buchenden (Kontakt)

In der E-Mail wird der Buchende aufgefordert, das Buchungsportal aufzurufen, wo er die E-Mail-Adresse des Gastes, für den er gebucht hat, eingeben kann, um den Check-in-Prozess zu verbessern.

Der Inhalt der E-Mail sieht wie folgt aus:

Bitte beachten Sie: Diese E-Mail wird 14 Tage vor der Ankunft des Gastes verschickt, 7 Tage und 3 Tage, je nachdem, ob der Bucher noch Reservierungen hat, die eine E-Mail-Adresse benötigen.

Sobald die Schaltfläche angeklickt wird, erhält der Buchende einen Überblick über alle Buchungen, die in den nächsten 14 Tagen bei der Hotelgruppe eintreffen, wobei er sich auf die Buchungen beschränkt, für die der Hauptgast kein Profil hat. Das neue Portal ermöglicht es dem Buchenden, die E-Mail-Adresse des Hauptgastes einzugeben und diese Information sofort mit dem PMS zu verbinden und entweder das bestehende Profil zu aktualisieren oder ein neues Profil zu erstellen.

Nach der Übermittlung der E-Mail-Adresse des Gastes speichert das PMS diese neue Information unter dem Hauptgast, und die Gäste, die „bald“ ankommen (an diesem, dem übernächsten oder dem nächsten Tag), erhalten sofort die E-Mail mit dem digitalen Registrierungslink, die übrigen Gäste erhalten ihn zum entsprechenden Datum, wie oben beschrieben.

Wenn der Buchende diese E-Mail in Zukunft nicht mehr erhalten möchte, enthält die E-Mail am Ende einen Link, über den er sich abmelden kann.
Die Abmeldung gilt nur für diese spezielle E-Mail und dieses Hotel. Es besteht die Möglichkeit, sich erneut anzumelden, indem man auf denselben Link klickt, hier ein Beispiel: