Die Verwendung des integrierten Kreditkartenterminals für Deposit oder Zahlungen ist auf 5000 pro Transaktion begrenzt. Wenn zum Beispiel eine Braut anwesend ist und eine Einzahlung von 6000 leisten möchte, müssen Sie zuerst eine Transaktion von 5000 und danach eine weitere Transaktion von 1000 vornehmen.
Höhere Beträge können mit anderen Methoden, wie z. B. Banküberweisungen oder dem Payment Gateway, eingezogen werden, wenn die Person nicht anwesend ist.
Zimmerbuchung
Hinzufügen eines Deposits, wenn der Gast vor Ort ist und mit dem integrierten Kreditkartenterminal abgerechnet werden kann:
Wählen Sie Optionen > Deposits hinzuf./entfernen > Zahlen via Chip & Pin.
- Wählen Sie den richtigen Kreditkartenterminal aus der Dropdown-Liste aus
- Geben Sie den Betrag ein
- Klicken Sie auf Zahlung buchen
Die Eingabe wird an den ausgewählten Kreditkartenterminal gesendet, bei dem der Gast seinen Pin eingibt und bei Erfolg das Deposit zur Buchung hinzufügt.
Wenn eine Rückerstattung aufgrund einer Stornierung oder aus einem anderen Grund erforderlich ist, kann diese wie folgt bearbeitet werden:
Wählen Sie Optionen > Deposits hinzuf./entfernen > Rückerstattung.
- Wählen Sie den richtigen Kreditkartenterminal aus der Dropdown-Liste aus
- Der eingeblendete Betrag ist die Summe des zuvor gebuchten Deposit
- Klicken Sie auf zurückerstatten
Die Eingabe wird an den ausgewählten Kreditkartenterminal gesendet, bei dem der Gast nicht anwesend sein muss. Bei erfolgreicher Übertragung wird der Betrag zurück erstattet und hier ersichtlich sein.
Veranstaltungsbuchung (Standard C&B Modul)
Hinzufügen eines Deposits, wenn der Gast anwesend ist:
Wählen Sie Optionen > Deposite > Zahlen via Chip & Pin.
- Wählen Sie den richtigen Kreditkartenterminal aus der Dropdown-Liste aus
- Geben Sie den Betrag ein
- Klicken Sie auf Zahlung buchen
Die Eingabe wird an den ausgewählten Kreditkartenterminal gesendet, bei dem der Gast seinen Pin eingibt und bei Erfolg das Deposit zur Buchung hinzufügt.
Wenn eine Rückerstattung aufgrund einer Stornierung oder aus einem anderen Grund erforderlich ist, kann diese wie folgt bearbeitet werden:
Wählen Sie Optionen > Deposite > Rückerstattung.
- Wählen Sie den richtigen Kreditkartenterminal aus der Dropdown-Liste aus
- Der eingeblendete Betrag ist die Summe des zuvor gebuchten Deposit
- Klicken Sie auf zurückerstatten
Die Eingabe wird an den ausgewählten Kreditkartenterminal gesendet, bei dem der Gast nicht anwesend sein muss. Bei erfolgreicher Übertragung wird der Betrag zurück erstattet und hier ersichtlich sein.
Check-In, Zimmerrechnung & Check-Out
Autorisierung
Autorisierungen können zu einer Zimmerrechnung entweder während oder nach dem Einchecken des Zimmers hinzugefügt werden.
Beim Einchecken sehen Sie auf der Bestätigungsseite für den Check-in einen Abschnitt für die Autorisierung.
- Klicken Sie auf Autorisierung hinzufügen
- Wählen Sie den richtigen Kreditkartenterminal aus der Dropdown-Liste aus
- Der automatisch generierte Betrag ist der Restsaldo plus 15 %, Sie können den Betrag ändern, indem Sie auf den Betrag klicken und ihn überschreiben
- Klicken Sie auf Autorisieren
Die Eingabe wird an den ausgewählten Kreditkartenterminal gesendet, bei dem der Gast seinen Pin eingibt und bei Erfolg das Deposit zur Buchung hinzufügt, sowie die in den Bereich Autorisierung.
Bitte beachten Sie, wenn Sie den Bericht "Zimmersalden" für Kreditlimits verwenden, müssen Sie den Betrag unter Kreditlimit manuell in der Buchung eingeben.
Zahlung buchen
Wenn keine Autorisierung für die Buchung vorhanden ist, kann trotzdem eine Zahlung gebucht werden.
- Klicken Sie auf Zahlung hinzuf. (es wird keine Pre-Authorisation gefunden und ein GuestPay Abschnitt angezeigt).
- Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
- Geben Sie den richtigen Betrag ein, wenn die Zahlung im Voraus erfolgt. An der Kasse wird der Betrag mit dem verbleibenden Restbetrag aufgefüllt.
- Wähle Zahlung abbuchen aus.
Dieser kommuniziert mit dem ausgewählten PED-Gerät, an dem der Gast seine PIN eingibt, und wenn die Zahlung erfolgreich war, wird sie der Rechnung des Gastes hinzugefügt.
Erhöhen
Sie können eine Vorautorisierung erhöhen, wenn das aktuelle Zimmerguthaben des Gastes höher ist als die ursprüngliche Vorautorisierung.
In der Zimmerrechnung gehen Sie zu dem Abschnitt Vorautorisierung:
- Wählen Sie Erhöhen.
- Wählen Sie den korrekten Kreditkartenterminal aus dem Drop down Menü aus
- Geben Sie den Betrag ein, um den Sie erhöhen möchten, und nicht den gesamten erforderlichen Betrag.
- Sie können den Betrag der aktuellen Vorautorisierung sehen, und sobald Sie den Höchstbetrag eingeben, wird Ihnen der Gesamtbetrag angezeigt, der einbehalten wird.
- Wählen Sie Erhöhen aus.
Dies wird dem ausgewählten PED-Gerät mitgeteilt, der Gast muss für eine Erhöhung nicht anwesend sein, und wenn die Vorautorisierung erfolgreich ist, wird der Betrag in dem Abschnitt der Zimmerrechnung aktualisiert.
Wenn das Erhöhen nicht funktioniet, kann dies bedeuten, dass der Gast nicht über das erforderliche Guthaben auf der Kreditkarte verfügt. Sie müssen dann selbst festlegen, wie Sie mit dieser Situation umgehen, z. B. indem Sie den Gast benachrichtigen oder die Buchung zusätzlicher Posten auf der Zimmerrechnung unterbinden.
Abschliessen
Die Vorautorisierung kann abgeschlossen werden, um die Rechnungen der Gäste beim Auschecken zu bezahlen.
Zum Abschließen einer Vorautorisierung:
- Wählen Sie Zahlung hinzufügen
- Im Abschnitt Vorautorisierung wird der vom Gast offene Betrag angezeigt.
- Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn der offene Betrag höher ist als die erteilte Vorautorisierung, den Betrag zunächst erhöhen müssen, bevor Sie die Schaltfläche "Abschluss" verwenden können.
- Wählen Sie den korrekten Kreditkartenterminal aus dem Drop down Menü aus
- Wählen Sie Abschliessen
Dies wird dem ausgewählten PED-Gerät mitgeteilt, der Gast muss für eine Erhöhung nicht anwesend sein, und wenn es erfolgreich ist, wird der Abschluss verarbeitet und die Zahlung wird auf die Rechnung des Gastes gebucht.
Freigeben
Wenn ein Gast eine Zahlung mit einer anderen Kreditkarte oder über eine andere Zahlungsart, als die für die Vorautorisierung verwendet wurde, getätigt hat, ist es wichtig, dass die Autorisierungen freigegeben werden.
Die Freigabe von Geldern, falls erforderlich, sollte vor dem Auschecken des Gastes erfolgen.
In der Zimmerrechnung gehen Sie zu dem Abschnitt Vorautorisierung
- Wählen Sie freigeben
- Wählen Sie den korrekten Kreditkartenterminal aus dem Drop down Menü aus
- Wählen Sie freigeben
Dies wird dem ausgewählten PED-Gerät mitgeteilt, der Gast muss für eine Freigabe nicht anwesend sein, und bei Erfolg wird der Prozess der Rücküberweisung auf das Konto des Gastes eingeleitet.
Der Zeitrahmen variiert je nach Bank des Gastes und liegt zwischen 7 und 30 Arbeitstagen.
Rückerstattung
Wenn eine Rückerstattung für eine während des Aufenthalts eines Gastes getätigte Zahlung erforderlich ist, kann dies über die Zimmerrechnung abgewickelt werden, auf der die Zahlung verbucht wurde, und es gibt eine Schaltfläche für die Rückerstattung.
- Wähle Sie Erstatten
- Wählen Sie den korrekten Kreditkartenterminal aus dem Drop down Menü aus
- Der automatisch generierte Betrag ist der Gesamtbetrag der Zahlung. Wenn Sie nur einen Teil des Betrags erstatten möchten, können Sie den Betrag überschreiben.
- Wählen Sie Erstatten
Dadurch wird dem ausgewählten PED-Gerät mitgeteilt, dass der Gast für eine Rückerstattung nicht anwesend sein muss und dass die Rückerstattung bei Erfolg auf der Rechnung des Gastes verbucht wird
Bitte beachten Sie, dass bei einer teilweisen Rückerstattung nur der verbleibende Betrag angezeigt wird, wenn Sie erneut versuchen, eine Rückerstattung vorzunehmen.
Debitoren
Eine Zahlung für ein Debitorenkonto hinzufügen, wenn der Gast mit dem PED-Gerät anwesend ist, innerhalb des Kontos:
Wählen Sie Zahlung > Wählen Sie den korrekten Kreditkartenterminal aus dem Drop down Menü aus
> Geben Sie den Betrag ein > Wählen Sie Zahlung abbuchen aus
Dies wird an das ausgewählte PED-Gerät weitergeleitet, wo der Gast seine PIN eingibt und die Zahlung bei Erfolg dem Debitorenkonto unter dem Abschnitt Guthaben hinzugefügt wird.
Nach der Verarbeitung können Sie die Zahlung gegebenenfalls der gewünschten Rechnung zuordnen.
Bargeld buchen
So fügen Sie eine Zahlung für eine Bargeld-Transaktion hinzu:
Geben Sie die Details für die Transaktion ein > Wählen Sie den GuestPay Zahlungsart von dem Drop Down Menü> Wählen Sie Buchen von GuestPay.
Wählen Sie den korrekten Kreditkartenterminal aus dem Drop down Menü aus > Prüfen Sie den Betrag > Wählen Sie Zahlung Buchen
Dadurch wird eine Verbindung zu dem ausgewählten PED-Gerät hergestellt, wo der Gast seine PIN eingibt und die Zahlung bei Erfolg durchgeführt wird.
Eine Rechnung kann gedruckt werden, indem Sie über die Schaltfläche "Ansicht" fahren und das gewünschte Ausgabeformat auswählen.