Integrierte GuestPay Kreditkartenterminals mit dem Erw. C&B Modul

Deposit Veranstaltung

So fügen Sie ein Deposit mit dem PIN-Eingabegerät oder dem Kreditkartenterminal hinzu, wenn der Gast anwesend ist:

Wählen Sie den Reiter Garantie> Deposit > Zahlung per Chip und PIN.

• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Geben Sie den Betrag ein.
• Klicken Sie auf Deposit hinzufügen.

Dies wird an das ausgewählte Kreditkartenterminal kommuniziert. Der Gast gibt seinen PIN ein und bei erfolgreicher Belastung wird das Deposit der Veranstaltungsbuchung hinzugefügt.

 

Wenn aufgrund einer Stornierung oder aus anderen Gründen eine Rückerstattung erforderlich ist, wird dies wie folgt getan:

Wählen Sie den Reiter Garantie> Deposite > Rückerstattung (neben der Transaktion).

• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Geben Sie den Betrag ein.
• Klicken Sie auf Rückerstatten.

Dies wird an das ausgewählte Kreditkartenterminal kommuniziert. Ist die Rückerstattung erfolgreich, wird sie in diesem Abschnitt sichtbar. Der Gast muss für eine Rückerstattung nicht anwesend sein.

 

Deposite Veranstaltungsteilnehmer 

So fügen Sie ein Deposit mit dem PIN-Eingabegerät oder dem Kreditkartenterminal hinzu, wenn der Gast anwesend ist:

Wählen Sie den Reiter Teilnehmer> Neu > Geben Sie die Gastdetails ein & speichern>Deposite > Zahlung per Chip und PIN.

• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Geben Sie den Betrag ein.
• Klicken Sie auf Deposit hinzufügen.

Dies wird an das ausgewählte Kreditkartenterminal kommuniziert. Der Gast gibt seine PIN ein und bei Erfolg wird das Deposit zur Teilnehmerbuchung hinzugefügt.

 

Wenn aufgrund einer Stornierung oder aus anderen Gründen eine Rückerstattung erforderlich ist, wird dies wie folgt ausgeführt:

Wählen Sie Registerkarte Teilnehmer> Bearbeiten> Deposit > Rückerstattung (neben der Transaktion).

• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Geben Sie den Betrag ein.
• Klicken Sie auf Rückerstatten.

Dies wird an das ausgewählte Kreditkartenterminal kommuniziert. Ist die Rückerstattung erfolgreich, wird sie in diesem Abschnitt sichtbar. Der Gast muss für eine Rückerstattung nicht anwesend sein.

 

Check-in, Veranstaltungsrechnung & Check-out

Vorautorisierung

Vorautorisierungen können einer Veranstaltung entweder während des eincheckens oder nach der Veranstaltung hinzugefügt werden.

Beim Check-in sehen Sie auf der Bestätigungsseite einen Abschnitt für Vorautorisierung.

• Wählen Sie Autorisierung hinzufügen.
• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Der automatisch generierte Betrag ist der Restsaldo plus 15 %. Sie können den Betrag ändern, indem Sie auf den Betrag klicken und ihn überschreiben.
• Wählen Sie Autorisieren.

Dies wird an das ausgewählte Kreditkartenterminal weitergeleitet, bei dem der Gast seine PIN eingibt. Wenn die Vorautorisierung erfolgreich war, werden die Details zum Abschnitt Vorautorisierung hinzugefügt und sind auch auf der Veranstaltungsrechnung sichtbar.

Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie den Bericht Zimmersalden für Kreditlimits verwenden, den Betrag weiterhin manuell in die Veranstaltung eingeben müssen.

Eine Zahlung vornehmen

Wenn auf der Veranstaltungsrechnung keine Vorautorisierung vorhanden ist, kann trotzdem eine Zahlung vorgenommen werden.

• Klicken Sie auf "Zahlung buchen" (es wird "Keine Vorautorisierung gefunden").
• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Geben Sie den richtigen Betrag ein, wenn die Zahlung im Voraus erfolgt. An der Kasse wird der Betrag mit dem verbleibenden Restbetrag aufgefüllt.
• Klicken Sie Zahlung Buchen

Dieser kommuniziert mit dem ausgewählten Kreditkartenterminal, an dem der Gast seinen PIN eingibt. Bei erfolgreicher Zahlung wird der Betrag der Veranstaltungsrechnung hinzugefügt.

Top-up

Sie können eine Vorautorisierung erhöhen, wenn der Saldo der Veranstaltung höher ist als die ursprüngliche Vorautorisierung.

In der Veranstaltungsrechnung im Abschnitt "Vorautorisierungen":

• Klicken Sie auf Erhöhen.
• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste aus.
• Geben Sie den Betrag ein, um den Sie aufstocken möchten, und nicht den vollen Betrag, den Sie benötigen.
  
  • Sie können den Betrag der aktuellen Vorautorisierung sehen, und sobald Sie die neue Erhöhunh eingeben, wird Ihnen der Gesamtbetrag angezeigt, der einbehalten wird.
• Klicken Sie auf Erhöhen.

Dies wird dem ausgewählten Kreditkartenterminal mitgeteilt. Der Gast muss für eine Erhöhung nicht anwesend sein. Bei erfolgreicher Vorautorisierung wird der Betrag in dem Abschnitt der Veranstaltungsrechnung aktualisiert.

Wenn die Erhöhung der Vorautorisierung nicht erfolgreich ist, könnte dies bedeuten, dass der Gast nicht über das erforderliche Guthaben auf der Karte verfügt; Sie müssen dann selbst festlegen, wie Sie mit dieser Situation umgehen.

Abschliessen

Die Vorautorisierung kann benutzt werden, um damit die Veranstaltungsrechnung beim Check-out zu bezahlen.

Zum Benutzen einer Vorautorisierung:

• Wählen Sie Zahlung buchen
• Im Abschnitt Vorautorisierung wird der noch zu bezahlende Betrag angezeigt.
  • Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn der noch zu bezahlenden Betrag höher ist als die genommene Vorautorisierung, muss die Autorisierung aufgestockt werden, bevor Sie die Schaltfläche "Abschluss" verwenden können.
• Wählen Sie das richtige Zahlungsgerät aus der Dropdown-Liste
• Wählen Sie Abschliessen

Dies wird dem ausgewählten Kreditkartenterminal mitgeteilt. Der Gast muss für einen Abschluss nicht anwesend sein. Ist der Abschluss erfolgreich, wird die Zahlung auf die Veranstaltungsrechnung gebucht.

Freigabe

Wenn ein Gast eine Zahlung mit einer anderen Karte oder grundsätzlich anders als die für die Vorautorisierung verwendete Zahlungsart getätigt hat, ist es wichtig, dass die Vorautorisierung freigegeben wird.

Die Freigabe von Autorisierungen, falls erforderlich, sollte vor dem Auschecken der Veranstaltung erfolgen.

In der Veranstaltungsrechnung, unter dem Abschnitt Vorautorisierung:

• Wählen Sie Freigeben
• Wählen Sie den richtigen Terminal aus der Dropdown-Liste aus.
• Wählen Sie Freigeben.

Dies wird dem ausgewählten Kreditkartenterminal mitgeteilt. Der Gast muss für eine Freigabe nicht anwesend sein. Bei erfolgreicher Verarbeitung wird die Rücküberweisung auf das Konto des Gastes eingeleitet. 
Der Zeitrahmen der Rückerstattung variiert je nach Bank des Gastes und liegt zwischen 7 und 30 Arbeitstagen.

Rückerstattung

Wenn eine Rückerstattung für eine während der Veranstaltung getätigte Zahlung erforderlich ist, kann diese in der Veranstaltungsrechnung, in der die Zahlung gebucht wurde, bearbeitet werden. Hierfür erscheint die Schaltfläche Erstatten in der Zeile der Zahlung.

• Wählen Sie Erstatten.
• Wählen Sie das richtige Kreditkartenterminals aus der Dropdown-Liste
• Der automatisch generierte Betrag ist der Gesamtbetrag der Zahlung. Wenn Sie nur einen Teil des Betrags erstatten möchten, können Sie den Betrag abändern.
• Wählen Sie Erstatten.

Es wird dem ausgewählten Kreditkartenterminal mitgeteilt., dass eine Rückbuchung erforderlich ist. Diese wird auf der Veranstaltungsrechnung ersichtlich sein. Der Gast muss für eine Rückerstattung nicht anwesend sein. 

Bitte beachten Sie, dass bei einer Teilrückerstattung nur der verbleibende Betrag angezeigt wird, wenn Sie erneut versuchen, die Rückerstattung vorzunehmen.

 

Transaktionswerte

Die Verwendung Ihres Pin-Eingabegeräts oder Kreditkartenterminal für Deposit oder Zahlungen ist auf € 5000 pro Transaktion begrenzt.  Wenn beispielsweise eine Braut anwesend ist und eine Einzahlung in Höhe von € 6000 leisten möchte, müssen Sie zunächst eine Transaktion in Höhe von € 5000 und danach eine weitere Transaktion in Höhe von € 1000 durchführen.

Höhere Beträge können mit anderen Methoden, wie z.B. Banküberweisungen oder dem Payment Gateway, eingezogen werden, wenn die Person nicht anwesend ist.