Guestpay Reconciliation Process mit Omnipay

Der Abgleich von Zahlungen, die auf Ihr Bankkonto überwiesen werden, sollte ein unkomplizierter Vorgang sein. Es gibt einige allgemeine Punkte, die Sie beachten sollten, bevor Sie den Prozess starten

Stapelverarbeitung - Die Zahlungen, die verarbeitet werden, unabhängig davon, ob es sich um Ecommerce, MOTO oder Kreditkartenterminals handelt, werden in Stapeln zusammengefasst.

Die Stapelverarbeitung findet täglich zwischen 2 Uhr morgens und 2 Uhr nachts statt. Diese Zeit ist festgelegt und kann nicht geändert werden.
Wir würden vorschlagen, dass Sie Ihr Tagesende so nah wie möglich an diese Zeiten legen. Dies ist jedoch nicht entscheidend, da Sie einen Zahlungsanalysebericht zwischen jedem beliebigen Datum und jeder beliebigen Uhrzeit ausführen können.

Nur abgerechnete Zahlungen werden bezahlt- Wenn Sie glauben, dass Zahlungen fehlen, kann die Überprüfung der Zahlungen immer noch den Status "verrechnet" anzeigen.

Gelegentlich kommt es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung der Zahlungen durch die Kartennetze, was dazu führt, dass die Zahlungen auf den nächsten Tag verschoben werden. Der Status der Zahlungen kann über MyST abgefragt werden.

Bevor Sie versuchen, die Zahlungen auf das Bankkonto abzustimmen, sollten Sie sich vergewissern, dass die über die PMS- und EPOS-Systeme (falls zutreffend) abgewickelten Zahlungen ausgeglichen sind.

Netto- oder Bruttoabrechnung - für die Zwecke der Abstimmung spielt es eigentlich keine Rolle, ob Ihre Zahlungen brutto oder netto abgewickelt werden. Die Nettofinanzierung ist einfacher, da die Gebühren an der Quelle erhoben werden, wodurch der zusätzliche Schritt des Abgleichs der Rechnung für die Akquisitionsgebühren entfällt.
Die Nettoabrechnung bedeutet jedoch, dass Sie Omnipay intensiver nutzen müssen, insbesondere den täglichen Finanzierungsbericht und das Zahlungsavis des Händlers.

 

Schneller Überblick über die GuestPay Reporting Tools:

Es gibt zwei Anwendungen, die Berichte über Guestpay-Transaktionen liefern

1. MyST

• Hier werden alle Transaktionen erfasst, die über das Gateway abgewickelt werden, einschließlich Vorrauszahlungen. Es zeigt den Transaktionsstatus an, z. B. "ausstehend", "ausgesetzt" usw.
• Wenn Sie MyST verwenden, um über verarbeitete Transaktionen zu berichten, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Berichtsfilter verwenden. Bei der Abstimmung von Zahlungen sind die folgenden Filter zu verwenden: Acquirer - STFS (für Ecom- und MOTO-Transaktionen) und STFSPOS (für Zahlungsterminal-Transaktionen)
  Abrechnungsstatus - 100 abgewickelt

Die Berichte können entweder auf dem Bildschirm angezeigt, als CSV- oder Excel-Datei ausgegeben werden.

Weitere Informationen zu den Berichtsfiltern finden Sie im Abschnitt MyST-Berichtsfilter weiter unten.

2. Omnipay/Ramtool

• Dieser Bericht enthält nur Zahlungen, die zu den Kartenprogrammen gehören, die in Ihrer Guestpay/Trust Payments Vereinbarung aufgeführt sind. Derzeit sind dies Visa und Mastercard.
• Zahlungstransaktionen in Omnipay werden nach MID gemeldet. Wenn Guestpay für die Verarbeitung von eCommerce-, MOTO- und Zahlungsterminal-Zahlungen eingerichtet wurde, gibt es 3 MIDs. Komplexere Konfigurationen haben wahrscheinlich mehr MIDs.

Der Abstimmungsprozess

Im folgenden Abschnitt wird eine empfohlene Vorgehensweise zum Abgleich von Zahlungen mit Ihrem Bankkonto beschrieben. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Omnipay-Anmeldedaten zur Hand haben. 

• Sicherstellen, dass alle in Rezlynx erfassten Zahlungen korrekt verbucht werden und dass diese mit anderen Drittsystemen wie EPOS übereinstimmen.
• Die Transaktionen können dann in MyST überprüft werden, oder dieser Schritt kann übersprungen werden, und die Transaktionen können direkt in Omnipay angezeigt und abgeglichen werden.
• Melden Sie sich bei Omnipay https://www.omnipaygroup.com/ramtool an. Weitere Informationen zum Zugriff auf Omnipay finden Sie im Artikel Omnipay-Anmeldedaten.
• Wählen Sie die zu meldende MID aus, indem Sie auf das mit dem roten Pfeil markierte Dropdown-Feld klicken

• Wählen Sie Berichte > Funding > Daily Funding.

Der Bericht "Daily Funding" zeigt den Wert der eingegangenen Zahlungen und den Betrag, der auf das Bankkonto eingezahlt wurde.

Dieser Bericht kann zwar für eine Reihe von Daten erstellt werden, es ist jedoch sinnvoll, den Bericht für einen bestimmten Tag zu erstellen.

Denken Sie daran, dass dieser Bericht auf der Grundlage der Buchungszeiten - 2 Uhr morgens bis 2 Uhr nachts - berechnet wird und dass die in Omnipay erstellten Berichte pro MID erstellt werden.

 

Wählen Sie das Datum > Klicken Sie Suche - wird der Bericht auf dem Bildschirm erstellt. Im oberen Teil des Berichts wird der Gesamtbetrag der verarbeiteten Zahlungen angezeigt (Total Accepted Transactions).

Wenn der Ausgleich für diese MID brutto erfolgt und keine weiteren Abzüge oder Anpassungen vorgenommen wurden, sollte der Transaktionsbetrag der tatsächlichen Zahlung entsprechen, die auf das Bankkonto überwiesen wurde.

Wenn die MID netto abgerechnet wird, werden die verschiedenen Acquiring-Gebühren im Bericht ausgewiesen. In diesem Szenario entspricht die tatsächliche Zahlung der Summe der akzeptierten Transaktionen abzüglich aller Gebühren.

• Die erste Aufgabe besteht darin, die Summe der akzeptierten Transaktionen abzustimmen und entweder mit
  - PMS-Tagesende (Bankensymbol > Periodenende > Periodenendarchiv)
  - PMS-Zahlungsanalysebericht (Bankensymbol > Periodenende > Zahlungsanalyse)
  - MyST-Bericht für diesen Tag.
  Denken Sie daran, dass Zahlungen zwischen 2 Uhr morgens und 2 Uhr nachts erfolgen. Wenn Ihr Unternehmen also zu diesen Zeiten Handel treibt, ist es möglicherweise einfacher, den PMS-Zahlungsanalysebericht oder den MyST-Transaktionsbericht zu verwenden.
• Wenn die Summen zwischen den PMS-Berichten und Omnipay nicht sofort übereinstimmen, müssen die Transaktionen im Stapel überprüft werden. Die Transaktionen können durch Anklicken von Total Accepted Transactions im täglichen Finanzierungsbericht angezeigt werden.

Es wird ein Bericht ähnlich dem folgenden angezeigt

Alternativ können dieselben Daten auch mit dem Bericht "Verarbeitete Transaktionen" unter "Transaktionsaktivität" > "Verarbeitete Transaktionen" angezeigt und heruntergeladen werden.

Wenn Sie die gewünschten Daten oder das gewünschte Datum auswählen, wird ein Bericht ähnlich dem folgenden erstellt

Die Vorteile der Verwendung dieses Berichts gegenüber den Daten des täglichen Finanzierungsberichts sind

• Die Daten werden einfach heruntergeladen und können in Excel verwendet werden.
• Kann verwendet werden, um die Zahlungsgebühren auf Transaktionsbasis zu überprüfen. Die Gebühren für die Zahlungsabwicklung sind in diesem Bericht in zwei Spalten aufgeführt: Acct. Commission Charges und Additional Charges.
• Wenn die MID, über die berichtet wird, eine Zahlungsterminal-MID ist, enthält die dritte Spalte vom Ende der rechten Seite des Berichts die Terminal-ID des Geräts, das die Transaktion verarbeitet hat.

Sobald der Abgleich der Transaktion stattgefunden hat wird die Zahlung mit Hilfe des Zahlungsavis des Händlers mit dem Bankkonto abgeglichen.

Jede getätigte Zahlung hat eine eigene 11-stellige Referenznummer. Diese finden Sie in der Spalte Bankreferenz. Diese Nummer wird auf Ihrem Kontoauszug erscheinen.

Die Spalten Arbeitsdatum und Wertstellungsdatum enthalten das Datum, an dem die Finanzierung erstellt wurde, das mit dem Transaktionsdatum verknüpft ist.

Das Finanzierungsdatum ist das Datum, an dem die Mittel auf dem Bankkonto eingehen. Beachten Sie, dass Gelder nur an Werktagen bearbeitet werden, d. h. nach einem Wochenende oder einem Feiertag gehen die Gelder am nächsten Werktag auf das Bankkonto ein.