Einige Kassensysteme von Drittanbietern erstellen Belege/Rechnungen mit Mehrwertsteuer, wenn sie Zimmertransfers an das PMS durchführen (z. B. Gastronovi).
Das PMS erstellt bei einer Standardkonfiguration auch eine Abschlussrechnung inkl. Steuer. Die Erstellung von zwei Steuerrechnungen für dieselben Transaktionen kann möglicherweise als nicht konform angesehen werden. Wir empfehlen dies mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.
Die Änderung - Unterdrückung der Mehrwertsteuer
Deshalb haben wir im Guestline PMS eine Erweiterung für die Anbindung zwischen Guestline und Gastronovi vorgenommen, damit Zimmertransfers aus dem Restaurant ab sofort als Auslagen deklariert werden können.
Die Konfiguration kann über Home > Schnittstellen > Gastronovi > Konfiguration gesteuert werden. Wenn Sie hier "External Invoice ID" aktivieren, weiß das PMS, dass diese Rechnung bereits in einem Fremdsystem mit Steuer ausgewiesen ist und fügt dem Rechnungsbetrag im PMS keine Steuer mehr hinzu.
Die Transaktionen von diesem Drittanbieter werden also nicht in der Steuerübersicht der Rechnung aufgeführt.
Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Ist diese neue Funktion aktiviert, sollten Sie Ihren Gästen aufgrund dieser Änderung alle Einzelrechnungen aus Gastronovi mit anfügen, da nur diese die ausgewiesene Mehrwertsteuer enthalten.
Falls Sie in Deutschland im Zuge der Kassensicherungsverordnung ein EFR/TSE aktiviert haben, werden die extern in Rechnung gestellten Artikel als steuerfreie Artikel an das TSE gesendet. Für alle anderen Zwecke behält das PMS die korrekten Netto-, Steuer- und Bruttowerte bei und gibt sie weiter.
Implementierung
Die Nutzung dieser Änderungen hängt von der Art der Schnittstelle ab. Wenn eine dritte Partei die Schnittstelle zu Rezlynx auf herkömmliche Weise entwickelt hat, kann diese die Externe Rechnungsnummer' als Teil des API-Aufrufs mit der Methode pmschg_PostToRoom Methode in RLXSoap senden.
Bei neueren Interfaces, wie Gastronovi, finden Sie die Konfiguration unter 'Home>Interfaces>Gastronovi-Konfiguration'. Hier wurde eine Checkbox für 'External Invoice Id' eingefügt. Die Aktivierung dieser Checkbox kann durch den Guestline Kundensupport durchgeführt werden. Wenn Sie diese Änderung bei sich aktivieren möchten, kontaktieren Sie uns also gerne..
Ist die Funktion aktiviert, wird die Bezeichnung der externen Rechnung zusammen mit den entsprechenden Buchungsposten an Rezlynx gesendet.
Rezlynx weiß dann, dass die Rechnungen bereits in einem Drittanbietersystem fakturiert wurden.
Ergebnis
Infolgedessen sind die Transaktionen von Drittanbietern NICHT in der Steuerübersicht der Rechnung enthalten.
Wenn eine Buchung als von einer dritten Partei stammend identifiziert wurde und als fakturiert deklariert wurde, werden bestimmte Aktionen in der PMS Zimmerrechnung eingeschränkt:
- Löschung
- Anpassungen
- Gruppierung/Entgruppierung
- Änderungen an Beschreibungen
Übertragungen auf andere Zimmerrechnungen und Rechnungssplits sind weiterhin zulässig.
Korrekturen
Wenn eine Korrektur vorgenommen werden muss, muss eine negative Gebühr erhoben werden.
Der Grund dafür ist, dass die Mehrwertsteuer rückgängig gebucht werden muss. Da die Rechnung aus dem POS-System stammt, wäre der korrekte Weg hierfür, die Gutschrift im POS-System zu erstellen und sie an das PMS zu übermitteln.
TSE
Für Betriebe in Deutschland mit aktiviertem EFR / TSE werden die extern fakturierten Artikel an die TSE als steuerfreie Posten gesendet.
Für alle anderen Zwecke behält Rezlynx PMS die korrekten Netto-, Steuer- und Bruttowerte bei, meldet sie und gibt sie weiter, Steuer- und Bruttowerte. Ein Beispiel dafür finden Sie im PMS unter dem Buchen-Bericht.
