Hoe maak je een bedrijfsprofiel aan

Bedrijfsprofielen in Rezlynx kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, waaronder het toevoegen aan een reservering voor rapportage, facturering aan het bedrijf met behulp van het verkoopboek en voor toegang tot het tariefplan.

Om een bedrijfsprofiel aan te maken, gaat u naar het ID-kaart pictogram, onder Bedrijven en klikt u op Aanmaken.

Voer de vereiste informatie in de verschillende vakken in.

De rode sterren zijn verplichte velden die moeten worden ingevuld. Deze kunnen worden gewijzigd in uw systeemconfiguratiescherm.

Er moet een bedrijfsreferentie worden opgegeven - deze kan handmatig worden ingevoerd en mag maximaal 12 tekens lang zijn met een underscore-teken voor een spatie. Wij adviseren om iets aan te maken  dat gemakkelijk herkenbaar is.

Als alternatief kunnen deze ook automatisch worden gegenereerd door de configuratie binnen de ini-instellingen te wijzigen. Deze automatisch gegenereerde verwijzingen zijn numeriek.

Selecteer het bedrijfstype en het marktsegment waaraan het normaal gesproken is gekoppeld.

Voer de bedrijfsnaam in - dit is wat er op facturen en in rapporten wordt weergegeven.

Voer eventuele aanvullende informatie in, zoals bedrijfsregistratie, contactprofiel of ABTA-, ATOL- en IATA-nummers.

Als zoeken op postcode staat ingeschakeld, wordt de  blauwe 'zoekknop weergegeven' en kunt u de postcode in het vak intypen en zoeken selecteren om het adres te vinden. U kunt in dit scherm ook zoeken op straatnaam en landen wijzigen. U moet dan het adres zoeken en op de regel klikken die u wilt selecteren. U kunt nog steeds handmatig overschrijven als dat nodig is.

Voer het telefoonnummer en e-mailadres van het bedrijf in.

Rechts verschijnt een sectie Standaard & Diversen.

U kunt een standaardcommissieregel instellen, zodat wanneer u dit profiel als agent of bron aan de boeking koppelt, het de standaardcommissieregel ophaalt.

U kunt een standaardtariefcode instellen waartoe het bedrijf toegang heeft.

U kunt een standaardregel voor kostenroutering instellen - zodat wanneer u dit bedrijf toevoegt als grootboekrekening, de routing al aanwezig is.

De optie eigenaar en kamernachten worden gebruikt voor productiedoeleinden van het bedrijf.

Als uw hotel aan het bedrijf factureert, dient u deze een kredietfaciliteit en een globale kredietlimiet te geven. U kunt een bedrijf hier ook eventueel ook “on hold” zetten. U kunt niet terugfactureren naar de Sales Ledger in Rezlynx zonder dat het bedrijf een kredietfaciliteit heeft.

Er is een tabblad Notities beschikbaar voor algemene notities over het bedrijf.

Kies voor “Opslaan”

Eenmaal opgeslagen verschijnen er extra tabbladen in het profiel.

Een tabblad Statistieken - toont u het productierapport van dat bedrijf

Een tabblad Activiteiten - om verkoopactiviteiten vast te leggen

Een tabblad met gekoppelde profielen - om het bedrijf te koppelen als een moedermaatschappij of dochteronderneming van een ander bedrijfsprofiel binnen Rezlynx.

Als u het bedrijf op deze manier koppelt, komen er extra opties beschikbaar in de sectie Kredietfaciliteit op het hoofdscherm.

De knop Opties geeft extra opties weer:

Toon facturen - brengt u naar de grootboekrekening

Contacten - laat zien welke persoonlijke profielen aan het bedrijfsprofiel zijn gekoppeld.

Tariefplan toegang - het bekijken en toewijzen van de tariefplannen waartoe het bedrijf toegang heeft

Te betalen facturen - waar u het e-mailadres invoert waarnaar de verkoopfactuur moet worden verzonden.