Sjabloonbewerking en Geautomatiseerd sjabloon

Introductie

De sjabloonbewerking bevindt zich onder de tandwielenpictogram en wordt gebruikt om aangepaste sjablonen, functionsheets of bevestigingsbrieven te maken; het is opgedeeld in verschillende groepen om vergelijkbare sjablonen bij elkaar te houden.

Ieder sjabloon bestaat uit verschillende gedeeltes die ieder op een andere manier werken, zodat u gegevensveldtags, tabellen en afbeeldingen kunt toevoegen.

Sjabloonbewerking staat HTML toe, hoewel het vrij strikt is in wat zal worden toegestaan. Alle afbeeldingen die u wilt gebruiken, dienen eerst in de Media Manager dienen te worden geladen.

Overzicht

De Sjabloonbewerking bevindt zich onder de tandwielenpictogram. Bij het maken van sjablonen kunnen de volgende groepen worden gebruikt:

PMS omvat:
Interne follow-up van verzoek
Bevestiging van verzoek
Reserveringsbevestiging
Annulering van reservering
Afschriften

Iedere groep wordt alleen in bepaalde delen van het systeem weergegeven, het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat u uw sjabloon in de juiste groep aanmaakt.

De eerste sjabloon die u in een groep aanmaakt, wordt als eerste weergegeven wanneer u deze vanaf deze pagina gaat bekijken. Sjablonen worden in alfabetische volgorde weergegeven in de rest van het systeem.

Sjablonen kunnen op ieder moment verwijderd, gewijzigd of hernoemd worden door ze in de groep te selecteren. U kunt geen nieuwe groepen aanmaken.

Zodra een sjabloon is verwijderd, is deze niet langer beschikbaar of herstelbaar. Guestline raadt u aan een back-up te maken van alle sjablonen die u hebt gemaakt met behulp van de HTML-code die verderop in deze handleiding beschreven wordt.

Ieder sjabloon is onderverdeeld in de volgende delen of secties:

Onderwerp - De onderwerpregel van de e-mail

Header - Dit is normaal gesproken het "Geachte ... "-gedeelte, het wordt niet gedupliceerd wanneer een contactpersoon een overzichtsmail stuurt van de reserveringen die ze hebben gemaakt.

Body - Dit is normaal gesproken de hoofdtekst van de sjabloon en wordt gedupliceerd wanneer u een multiroom-/groepsbevestiging naar de contactpersoon stuurt.

Footer – Dit is normaal gesproken het afmeldgedeelte van een e-mail en dit wordt ook niet gedupliceerd bij het verzenden van een contact, een overzichtsmail van de reserveringen die ze hebben gemaakt.

In het gedeelte “Overzicht” kunt u alle gedeeltes samen zien; u kunt indien gewenst een reserveringssreferentie invoeren om een voorbeeld van de sjabloon te kunnen bekijken.

Media Manager

Wanneer u een sjabloon wilt aanmaken, dient u ervoor te zorgen dat u eerst alle afbeeldingen in de Media Manager heeft geladen. De Media Manager is te vinden onder de tandwielenpictogram. Nadat u afbeeldingen heeft toegevoegd, kunt u beginnen met uw sjabloon.

De Media Manager is te vinden onder de tandwielenpictogram.

Alle afbeeldingen die u op een sjabloon wilt gebruiken, moeten hier worden geüpload. Ondien u een afbeelding probeert te kopiëren en in de sjabloonbewerking plakt, wordt deze weliswaar weergegeven op het scherm dat u bekijkt, maar wordt deze bij het e-mail weergegeven als een vak met daarin een X. Om een afbeelding te uploaden, selecteert u "Nieuw bestand toevoegen" om op uw computer te bladeren.

Selecteer het algemene bestandstype voor afbeeldingen en blader op de computer. Dit bestand moet kleiner zijn dan 100 kb en in jpeg-formaat.

Eenmaal geladen wordt het weergegeven in de linkerbalk. Het kan nu in een sjabloon worden gebruikt.

Een sjabloon aanmaken

Wanneer u uw eerste paar sjablonen maakt, vindt u het misschien gemakkelijker als u deze eerst op papier of op de computer maakt.

Druk om te beginnen op 'Nieuwe sjabloon toevoegen'

Kies de groep waartoe uw sjabloon behoort en geef deze een naam. (De naam kan later worden gewijzigd indien nodig)

Uw lege sjabloon wordt dan geladen:

U dient vervolgens ieder onderdeel in te vullen. Iedere sectie heeft dezelfde opties:

Bij het invoeren van tekst in de sjablooneditor, zal het indrukken van Enter een regelterugloop produceren (een nieuwe regel met spatie ertussen). Als u op Shift + Enter drukt, wordt een nieuwe regel gemaakt (een nieuwe regel zonder spatie ertussen).

Onderwerp

Wanneer een sjabloon wordt gemaild, is dit de onderwerpregel die de gast in zijn e-mail ontvangt; het is het beste om een korte samenvatting in te voeren, zoals "Uw boekingsbevestiging om ..." Zorg ervoor dat u iets invoert, zodat de e-mail er niet uitziet als Spam/Phishing. U kunt in dit vak typen of gegevens uit de tags gebruiken. Selecteer de kop Onderwerp en klik in het witte vak. U kunt geen afbeeldingen invoegen in dit deel van de sjabloon.

Tags met gegevens bevinden zich aan de rechterkant van het scherm. Tags voegen systeeminformatie samen in uw sjabloon. De tag 'Site - beschrijving' zou bijvoorbeeld de hotelnaam: Hotel Guestline A in dit voorbeeld invoegen. Om er een in te voegen, dubbelklikt u erop, dit zal de tag in de sjabloon invoegen op de locatie van uw huidige cursor.

U kunt het lettertype en de grootte wijzigen door de tekst te markeren en een optie te selecteren in het vervolgkeuzemenu. U kunt de tekst ook vet, cursief, onderstrepen of uitlijnen door deze te markeren en de gewenste optie te selecteren.

Dit voorbeeld zou luiden:

Uw bevestiging bij Hotel Guestline A – Reserveringsnummer BK000001

Header

De header wordt niet gedupliceerd bij het verzenden van een bevestiging van een multiroom/groepscontact, daarom wordt deze over het algemeen gebruikt voor de introductie van de e-mail.

Er is een beperkt aantal tags beschikbaar in deze sectie. De tags bevatten de hotelinformatie, de aanmaakdatum/-tijd en de informatie van de boeker.

We raden u aan niet te kopiëren en in de sjabloon te plakken, aangezien bepaalde tekstverwerkerprogramma's de tekst op verschillende manieren opmaken, waardoor pagina-einden, nieuwe regels en onzichtbare tabellen moeilijk te bewerken kunnen zijn.

Om een afbeelding in te voegen, moet deze al in de Media Manager zijn opgeslagen. Zodra u zich in de sjabloon naast de Tags bevindt, ziet u het tabblad Afbeeldingen. Eenmaal geselecteerd, krijg je een selectie van afbeeldingen, klik op degene die je wilt en sleep deze naar de sjabloon. U kunt ook de uitlijnknop op een afbeelding gebruiken.

 

Body

De body bevat over het algemeen de informatie over de specifieke reservering; het heeft meer tags dan welke andere sectie dan ook. Dit segment wordt gedupliceerd als er meer dan één reservering is gekoppeld aan een multiroom/groep bij het verzenden naar de contactpersoon.

Sommige tags, zoals aankomst- en vertrekdatums, hebben meerdere opties, zoals een korte datumversie en een lange datumversie. Zorg ervoor dat u een voorbeeld van de sjabloon bekijkt voordat u deze gaat gebruiken.

Veelvoorkomende fouten zijn onder meer dat de gebruiker "Kamer-ID" selecteert, die 12 zou tonen, in plaats van "Beschrijving Kamer-ID" om "Tweepersoonskamer" weer te geven.

Wanneer u tags gebruikt die geldwaarden bevatten, zorg er dan voor dat u een €-teken in de sjabloon plaatst vóór de tag om €12,00 weer te kunnen geven.

Packages en tariefnotities kunnen op de sjabloon worden geplaatst om ervoor te zorgen dat de sjabloon de specifieke informatie voor dat tarief bevat.

 

Footer

De voettekst wordt niet gedupliceerd bij het verzenden van een bevestiging van een multiroom/groepscontact, daarom wordt deze over het algemeen gebruikt voor de aanvullende informatie, zoals inchecktijden, routebeschrijvingen enz.

Hoofdstijl

De hoofdstijl wordt gebruikt voor CSS-codering. CSS staat voor 'Cascading Style Sheet'. Cascading style sheets worden gebruikt om de lay-out van webpagina's op te maken. Ze kunnen worden gebruikt om tekststijlen, tabelgroottes en andere aspecten van webpagina's te definiëren die voorheen alleen in de HTML van een pagina konden worden gedefinieerd.

CSS helpt webontwikkelaars om een uniform uiterlijk te creëren over meerdere pagina's van een website. Guestline biedt geen training of ondersteuning bij het schrijven van CSS of HTML; dit zou moeten worden gedaan door een externe webontwikkelaar.

Overzicht

Nu u klaar bent met uw sjabloon, is het belangrijk om deze te controleren en ervoor te zorgen dat alle tags worden ingevuld zoals u verwacht.

Druk op het overzichtstabblad om de volledige sjabloon en al zijn secties samen te zien.

 

Om er zeker van te zijn dat alle tags werken, heeft u een boekingsreferentie nodig, voer deze in het voorbeeldvak in. Selecteer opties en bekijk. Hiermee worden de gegevenstags bijgewerkt, zodat u deze kunt controleren en wijzigen voordat u ze gaat gebruiken.

We raden u ook aan uzelf een test-e-mail te sturen met behulp van een testboeking om ervoor te zorgen dat alle inhoud correct wordt weergegeven. Houd er rekening mee dat verschillende e-mailclients hun e-mails op verschillende manieren weergeven en dat Guestline dit niet kan controleren.

HTML Weergave

Terwijl u uw sjabloon maakt, codeert de HTML-bewerking achter de schermen uw secties. Selecteer deze knop linksonder in het scherm om toegang te krijgen tot de HTML-code.

 

Als u een achtergrond in HTML heeft, kunt u de hele sjabloon maken door de code op deze manier in te voeren. Houd er rekening mee dat Guestline deze training of ondersteuning bij deze methode van aanmaken niet kan bieden.

Een sjabloon kopiëren

U kunt een sjabloon kopiëren door de selectie in de visuele modus (op het scherm) te markeren of door de HTML-weergave te gebruiken en vervolgens met de rechtermuisknop te klikken, te kopiëren of de CTRL + C

Om te plakken, ga naar de nieuwe sjabloon en klik met de rechtermuisknop, plak of de CTRL + V

Design Opties

Notities & Upsells

Reserveringssnotities kunnen in sjablonen worden ingevoegd. De meest gebruikte notities om in een bevestiging in te voegen zijn "Bevestigingsnotities", in de sjablooneditor, dit wordt "CUSTOM NOTES 3" genoemd. U kunt dit op dezelfde manier invoegen als andere tags.

Upsells die aan een reservering zijn toegevoegd, kunnen ook in de sjabloon worden ingevoegd. Om dit te doen, gebruik je de onderstaande tags, dit geeft de beschrijving van de upsells en de prijs weer. Houd er rekening mee dat de gebruiker in het onderstaande voorbeeld een € heeft ingevoegd voor de productwaarde.

De bovenstaande opmerkingen komen uit het bevestigingsnotitievak op de reservering en de producten zouden eventuele upsells vertonen. Bloemen € 35,00 zou worden weergegeven in de sectie upsells.

Boekingsregels in Bevestiging Body

Wanneer een gast met meerdere tarieven en/of kamertypes verblijft, geeft de hierboven getoonde normale reserveringsbevestiging mogelijk niet de details die u nodig heeft. In deze gevallen wilt u wellicht een aparte bevestiging met de tags van de boekingsregels die de bovenstaande tabel vervangen. U krijgt dan een overzicht van het verblijf.

Om dit te laten werken, moet u de tag “BKLNSTART” voor de breakdown invoegen en de eindtag daarna “BKLNEND”. De informatie over de boekingsregel kan in een alinea worden verwoord of in een tabel worden geplaatst.

Het eerste voorbeeld dat hierboven wordt getoond, zou dupliceren en zou als volgt luiden:

Aankomst op 12.06.17 voor 2 nachten in een tweepersoonskamer voor Bed & Breakfast prijs inclusief English Breakfast voor 2 Volwassenen voor € 150,00

Aankomst op 14.06.17 voor 1 nacht in een tweepersoonskamer voor Room Only prijs inclusief accommodation only for 2 Volwassenen voor € 120,00

Het tweede voorbeeld zou nog steeds dupliceren, maar in een tabel.

Als u een boekingsregelsectie aan uw normale bevestigingsmail heeft toegevoegd, zou die sectie dezelfde informatie tonen als de hoofdtekst, wanneer uw boeking geen aparte boekingsregel heeft.

Afbeeldingen

Afbeeldingen moeten in de juiste maat en afmetingen worden geüpload naar Rezlynx. Hoewel u met de software het formaat van afbeeldingen kunt wijzigen, verwijzen veel e-mailclients naar de originele afbeelding wanneer deze op het scherm wordt weergegeven, dus de geüploade afbeelding wordt weergegeven op het scherm van de ontvanger. Dit kan ertoe leiden dat uw sjabloon onjuist wordt weergegeven..

Afbeeldingen die naar Rezlynx worden geüpload, moeten kleiner zijn dan 100 kb en moeten in Jpeg formaat zijn.

Tabellen

Bij het invoeren van informatie wilt u misschien een tabel gebruiken om alles uniform te houden.

Om een tabel in te voegen, drukt u op het tabelpictogram. Dit laadt de afbeelding die hier rechts wordt getoond, kies je aantal rijen en kolommen en druk op OK. Als u de eenmaal ingevoerde tabel wilt bewerken, klikt u met de rechtermuisknop in de tabel om dit raster terug te krijgen. Randgrootte - Als u dit in 0 verandert, worden de lijnen op de tafel verwijderd, en als u dit in 10 verandert, krijgt u een dikke rand. Cell Padding - Als u dit aantal verhoogt, ontstaat er een marge tussen de cellen, als u dit in 0 verandert, wordt alles gelijk aan de rand.

 

Cell Spacing – is de afstand van de rand tot de tekst

Colours – Wanneer je een kleur selecteert, kun je verschillende tinten selecteren met behulp van de +1-opties bovenaan. U kunt ook HEX-kleurcodes gebruiken om de specifieke gewenste kleur te selecteren.

Zodra een tabel is toegevoegd, zijn er een aantal verschillende opties beschikbaar:

 
Geautomatiseerde sjabloon

Het is mogelijk om sjablonen voor reserveringsbevestigingen te automatiseren die automatisch worden verzonden.
U moet de sjabloon maken zoals hierboven in deze handleiding, vervolgens moet u de geautomatiseerde sjabloon instellen.

Om een geautomatiseerde sjabloon in te stellen, gaat u naar tandwielenpictogram, tools, geautomatiseerde sjabloon en drukt u op Nieuwe schema.
U moet nu beslissen over de criteria die u wilt dat Rezlynx in overweging neemt bij het verzenden van deze sjabloon.

Schema Beschrijving– Naam van automatisering Versturen – Wanneer wil je het verzenden? Bezorgmethode – Hoe wil je dat het wordt verzonden? Kamerkeuze afhandelen- Per individuele boeking of per Multiroom/Groep

Ontvangers
Vanaf – Van welk e-mailadres/nummer (als je SMS-berichten hebt) komt dit?
Antwoorden aan – Waar gaat het heen als iemand antwoordt?
Ontvanger – Naar wie versturen we het?
Geen contact – Als er geen contactpersoon is, naar wie verstuurt het systeem deze dan?
Dubbele profiel – Als ze allebei hetzelfde zijn, naar wie stuurt het systeem het dan?

Sjablonen Welke sjabloon dient er naar de contactpersoon verstuurt te worden en welke naar de gast?

Tarieven
Voor welke tarieven wordt het sjabloon verstuurt? (Zoals het uitsluiten van bedrijfstarieven op promotionele e-mails)

Overige filters
Reserveringstatussen – Naar welke statussen wil je het sturen?
Systeembronnen– Welke reserveringen? Alleen die van Rezlynx?
Mediabron – Naar welke mediabroncodes wil je het sturen?
Marketsegment - Naar welke marktsegmenten wilt u het verzenden?
Multi Rooms – Wil je hem naar een multi room reservering versturen?
Groepen - Wil je het naar een groep sturen? Kamerblokken - Wil je het naar een kamerblok reservering versturen?
Uitsluiten van mailing - Vink aan om diegenen mee te nemen die hebben aangegeven dat ze geen e-mail willen ontvangen (d.w.z. in hun gastprofiel hebben ze "Uitsluiten van mailing" aangevinkt staan).

Druk op opslaan, de automatisering is nu ingesteld.

Onthoud dat u in iedere reservering deze kunt uitsluiten van automatiseringen vanuit het tabbblad Notities & logfiles

Houd er rekening mee dat u sjablonen voor Conference & Banqueting niet kunt automatiseren.

U dient er ook (eenmalig) voor zorgen dat u een geplande taak heeft ingesteld om de automatisering te verwerken. Ga hiervoor naar tandwielenpictogram, tools en geplande taken. Eenmaal ingesteld, wordt deze taak iedee dag automatisch uitgevoerd op de ingestelde tijd die u heeft opgegeven.