Gueststay - Digitale Registratie

GUESTSTAY DIGITALE REGISTRATIE CONFIGURATIE STAPPEN

De GuestStay – Digitale Registratie stelt een gast in staat om digitaal in te checken en informatie te verstrekken voor aankomst in uw hotel. Voor aanstaande reserveringen in uw PMS kan een paar dagen voor aankomst een Pre Arrival Email met de juiste link naar de digitale registratie naar de gast worden gestuurd voor voltooiing. (Deze sjabloon is gemaakt in de sjablooneditor en er is een sjabloonautomatiseringsregel ingesteld om deze e-mail automatisch te verzenden als u dat wilt).

DIGITALE REGISTRATIE IN ACTIE VANUIT GASTPERSPECTIEF

De Gast ontvangt een e-mail vanuit het hotel, de Gast klikt op de link naar de digitale registratie.

Er wordt een welkomstpagina geopend met aankomst, vertrekdatum en verblijfskosten. De pagina bevat ook een afbeelding van uw accommodatie (deze verschijnt alleen op de desktopversie van GuestStay). Afhankelijk van de link is dit ofwel een rechtstreekse link naar de details van de reserveringen of een welkomstpagina waar de gast zijn boekingsreferentie en achternaam invoert om toegang te krijgen tot de details.

De gast dient dan op Inchecken te klikken

Bepaalde velden van de reservering zijn al ingevuld voor het profiel - de gast dient alle andere vereiste velden in te vullen.




Klik op Volgende. Bepaalde velden van de reservering zijn al ingevuld voor het adres - de gast dient alle andere vereiste velden in te vullen.



Klik op Volgende. De gast wordt gevraagd om de gegevens van eventuele extra gasten in de kamer ouder dan 16 jaar in te voeren. Klik op Toevoegen om deze informatie in te voeren of als er maar één persoon verblijft, klik dan op "Ik reis alleen" om door te gaan.

Als u op toevoegen klikt, voert u de naam van de gast en de nationaliteit in. Er verschijnt een opmerking als u het maximale aantal gasten op de reservering heeft bereikt.

Klik op Volgende. De gast wordt gevraagd om een geschatte aankomsttijd en eventuele aanvullende verzoeken voor het verblijf. Dit wordt automatisch in de reservering voor aankomst opgenomen



Klik op Volgende. De gast kan dan digitaal ondertekenen voor de Check-In - dit gaat als een digitale registratiekaart op de reserveringen. Ze kunnen de Algemene voorwaarden lezen en indien nodig akkoord gaan met marketing en vervolgens op Inchecken klikken.

Zodra de gast dit heeft gedaan, ontvangt hij een melding op het scherm om te laten zien dat hij is ingecheckt in het hotel.

Indien de gast de online check-in niet heeft voltooid, wordt een dag voor aankomst een automatische e-mail naar de aankomende gast gestuurd om hem eraan te herinneren het online inchecken te voltooien.

DIGITALE REGISTRATIE IN ACTION (REZLYNX)

Op het hoofdscherm voor inchecken – als de gast de pre-check-in heeft voltooid – wordt uiterst rechts het pre-check-in-vakje aangevinkt en de gebruiker weet dat dit is voltooid. De aankomsttijd wordt weergegeven op het voorscherm. Als u op de blauwe hyperlink klikt, wordt de pagina met het reserveringsoverzicht weergegeven.

Hier kunnen we alle speciale verzoeken zien die tijdens de digitale registratie zijn ingevuld in het vak "Privé notities" binnen de reservering. Op dit scherm kunt u ook een kopie van de digitaal ondertekende registratiekaart downloaden.

Binnenin de reservering zal het Profiel voor de Hoofdgast zijn bijgewerkt met het adres en andere informatie die is verstrekt bij de digitale check-in. Als de hoofdgastnaam niet was gekoppeld, wordt er een profiel voor die gast aangemaakt in Rezlynx.

De naam van de tweede gast is ook ingevuld als deze tijdens het proces is ingevoerd en de aankomsttijd is ook dienovereenkomstig bijgewerkt.

U kunt de digitale registratiekaart ook bekijken vanuit de reservering onder het menu Opties en ondertekende registratiekaart. Deze kunt u vervolgens downloaden of afdrukken voor uw administratie. Hierin staat de informatie over het verblijf en de handtekening van de gast.

DE ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR DE DIGITALE REGISTRATIE INSTELLEN

Om de algemene voorwaarden in te voeren die bij de digitale check-in moeten worden weergegeven, gaat u naar het Tandwielpictogram - Systeemmenu en INI-instellingen menu binnen Rezlynx.

In de Algemene Voorwaarden kunt u deze invullen voor gebruik binnen de digitale registratie. Dit is een gewoon tekstvak voor informatie.

DE PRE AANKOMST E-MAIL INSTELLEN MET DE LINK VOOR INCHECKEN

Pre Arrival Sjablonen kunnen aangemaakt worden in de Sjabloonbewerking in Rezlynx. Dit is te vinden onder het tandwielpictogram, Systeem menu en de sjablooneditor bewerking.

In de gemaakte sjabloon kunt u vervolgens de digitale registratielink toevoegen die de gast naar het online incheckscherm brengt. U kunt de link ook in een reeds bestaande pre-arrival sjabloon plaatsen die u heeft ingesteld zonder dat u een geheel nieuwe sjabloon hoeft te maken.

Er zijn een 2-tal opties:

Optie 1
Voer de URL in die aan u is verstrekt in uw GoLive-e-mail. Voor deze optie moet de gast zijn Rezlynx-boekingsnummer en achternaam invoeren. Deze URL kan ook worden gegenereerd in een QR-code door een website van een derde partij te gebruiken die deze voor u zal aanmaken zoek gewoon op QR-generator in een zoekmachine er zijn veel gratis, wanneer deze is aangemaakt kan deze worden weergegeven in de buurt van uw receptie voor die gasten die het pre-check-in proces niet hebben voltooid.

Optie 2
Voer de volgende URL in, hierdoor wordt de gastinformatie vooraf ingevuld met het genereren van de automatische e-mails vanuit Rezlynx, wat uw gast tijd bespaart. Guestline raadt deze optie aan voor gebruik in uw sjablonen.

https://guest.eu.guestline.app/%SITEID%?reservationNumber=%BOOKREF%&familyName=%ROOMLEADSURNAME%

Deze URL's kunnen worden ingevoerd in de HTML-codering om de knop in de e-mail te maken of kunnen worden ingesloten als een hyperlink om de gast naar het incheckscherm te leiden

Een Geautomatiseerd Sjabloon kan worden ingesteld in Geautomatiseerd Sjabloon binnen de Tandwielpictogram onder de Tools. U kunt binnen dit gedeelte het aantal dagen voor aankomst specificeren dat een gast zijn pre-arrival e-mail ontvangt. Uit ons onderzoek is gebleken dat ze meer dan 4 dagen voor aankomst het online incheckproces voltooien.

Aanvullende informatie over het maken van de geautomatiseerde sjablonen is te vinden op de Guestline Support Portal - hier