Om toegang te krijgen tot 'Batchafdrukken', navigeert u vanuit de Guest Journey, naar het menu Front Office en selecteert u 'Batchafdrukken'.
Met deze functionaliteit kunt u uw sjablonen voor gasten tegelijk bekijken, afdrukken of verzenden. Dit kunnen sjablonen zijn zoals bevestigingsbrieven en pre-aankomstbrieven.
Met het eerste filter, kunt u reserveringen bekijken op basis van de datum waarop ze zijn gemaakt, aankomstdatum, vertrekdatum of Huidige reserveringen.
Voor de Aanmaak-, Aankomst- en vertrekfilters zijn er verschillende verdere filteropties. U kunt de datum selecteren die u wilt bekijken, de boekingsstatussen die u wilt opnemen en naar wie u de sjablonen wilt sturen: de hoofdgast of de contactpersoon.
Wanneer u bijvoorbeeld een e-mail voor aankomst wilt verzenden, kunt u de datum instellen op aankomsten voor morgen, alleen de bevestigde reserveringen opnemen en de hoofdgast selecteren. Hiermee kunt u dan een algemene e-mail naar iedereen sturen, op voorwaarde dat ze een e-mailadres in hun profiel hebben staan.
Voor het Gasten in huis-filter is de enige andere optie die u heeft, te selecteren of u het naar de hoofdgast of het contact stuurt.
Daaronder ziet u de aankruisvakjes waarmee u vanuit het systeem kunt afdrukken, e-mailen, sms'en of faxen, bovenaan heeft u een aankruisvakje dat vervolgens alle reserveringen selecteert. Als de vakken grijs zijn, betekent dit dat u deze methode niet kunt gebruiken. Het kan zijn dat uw hotel geen sms of fax gebruikt, of dat er details ontbreken in het profiel van de gast.
Vervolgens kunt u de gegevens van de gast zien en de contactgegevens die u heeft opgeslagen. Dit wordt gevolgd door de keuzelijst met sjablonen. U dient degene te selecteren die u gaat verzenden, er is een vak 'Alles instellen' onderaan, wat u tijd zal besparen als u er meerdere tegelijkertijd wilt verzenden.
Met een afdrukvoorbeeld kunt u een voorbeeld van de sjabloon in Rezlynx bekijken, terwijl een documentvoorbeeld van de sjabloon in word wordt geopend.
Wanneer u tevreden bent met uw selecties, kunt u op ‘Uitvoeren’ drukken.