Een Event aanmaken
Selecteer de cel tegenover de Kamer en omlaag vanaf de Datum.
Selecteer Eventboeking maken (indien aanvragen zijn ingeschakeld)
Voer/Selecteer de volgende informatie in:
- Koppel een profiel aan de Contactpersoon.
- Voer een Nieuw evenement naam in.
- Wijs de Coördinator toe.
- Selecteer het Evenementtype.
- Selecteer het Marktsegment en Mediabron.
- Selecteer de Status van het evenement.
- Voer de Start en Eind datum van het evenement in.
- Voet het aantal Deelnemers in.
- Vink Sjabloon toepassen aan (indien Functionsjablonen binnen Adv. C&B zijn aangemaakt).
- Klik op Volgende
Als de gebruiker een functionsjabloon heeft toegepast, worden de functions hier weergegeven. Als niet alle functions vereist zijn, kan de gebruiker alle functions die niet van toepassing zijn verwijderen. Als er meer functions nodig zijn, kunnen deze worden toegevoegd door Nieuw te selecteren.
Houd er rekening mee dat als het Evenement meerdere dagen duurt, het Evenement een individuele Function per dag vereist om de tarieven, menu's en overige toe te wijzen net zoals diverse resources.
Zodra alle functies zijn ingevoerd, klikt u op Voltooien & Bewerken.
Evenement aanpassen
De gebruiker kan vervolgens de boeking wijzigen:
- Zaalruimte
- Lay-out
- Setup en Breakdown Tijd
- Tarief/Tariefplan
- Menu's toewijzen
- Diverse items toewijzen
- Voer eventuele functionspecifieke notities in
Binnen het evenement kun je elk van de tabbladen bovenaan gebruiken om de volgende informatie in te voeren:
- Notities – Voer eventuele specifieke evenementnotities.
- Facturering–
- De verschuldigde aanbetaling bijwerken/wijzigen (indien nodig).
- Payment Gateway om een Account Check te doen of betaling in te nemen.
- Voer handmatig een aanbetaling in als deze via de PDQ of Contant is gedaan.
- Wijs een grootboek toe als de rekening via debiteuren betaald gaat worden.
- Maak een Master Account aan (indien nodig).
- Voeg routingregels toe (indien nodig).
- Voeg aanvullende factureringsinstructies toe.
- Documenten – Hiermee kan de gebruiker een document uploaden naar het Evenement, d.w.z. een ondertekend contract.
- Resources – Hiermee kan de gebruiker de resource bijwerken die aan de function is gekoppeld. .
- Kamers – Stelt de gebruiker in staat om ofwel een bestaande groeps-/multiroom-boeking te koppelen als deze al is gemaakt, of 'Nieuw' start een nieuwe groeps-/multiroom-boeking.
- Takenlijst – De gebruiker kan een pop-up herinnering voor de gebeurtenis maken om een gebruiker of gebruikersgroep eraan te herinneren iets voor deze gebeurtenis te doen.
Door de knoppen onder aan het evenementenscherm te gebruiken, kunnen gebruikers het volgende doen:
- Kopiëren – Hiermee kan de gebruiker dit evenement kopiëren en de kopieerdatum selecteren.
- Checklist – Elk evenement heeft zijn eigen checklist. Dit is een lijst die moeten/zijn afgerond.
- Analyse van tariefplan – Als een tariefplan is toegewezen, kan de gebruiker de kosten en analysecodes bijwerken (indien nodig).
- Afdrukken – Hiermee kan de gebruiker function sheets, pro-forma's of evenementbrieven e-mailen/afdrukken.