Het koppelen van hotelkamers aan een evenement

Vanuit dit tabblad kun je reeds aangemaakte holtelkamers reserveringen aan je evenement koppelen, of een nieuwe groepsreservering maken om aan het evenement te koppelen.

Binnen de configuratie voor Geav. Conference & Banqueting Ini instellingen dient u aan te geven of het hotel met Groepen of Multi room wil koppelen. Vanaf dat moment kan je beide gebruiken in het PMS maar alleen de geselecteerde optie koppelen aan een evenement.

Voordat u verder gaat in het tabblad Kamers, dient u ervoor te zorgen dat evenement is opgeslagen, aangezien eventuele wijzigingen verloren gaan wanneer u verdere knoppen op deze pagina selecteert.

Selecteer Nieuw om een nieuwe multi room of groep aan te maken of Koppelen waarmee een reeds bestaande multiroom of groep aan het evenement wordt gekoppeld.

Eenmaal bijgevoegd zal het tabblad bovenaan de pagina van kleur veranderen zodra kamers zijn gekoppeld. Er is een optie om de onderstaande kamers indien nodig te ontkoppelen.

Opmerking – De kleur waarin de tekst Kamers wordt weergegeven kan in de Ini instellingen gewijzigd worden.

• Wanneer het een gekoppelde groep is - Op de eerste regel is het aantal geblokte en opgenoemen kamers te zien. Er is ook een +teken naast de groepsreferentie aan de linkerkant. Indien geselecteerd, geeft deze de individuele referenties en informatie voor eventuele opgehaalde kamers weer.
• Als het een gekoppelde Multi room is - Het wordt op dezelfde manier weergegeven als bij Groepen, maar alle kamers laten zien waar de opgenomen kamers zich bevinden.

Wanneer kamers zijn gekoppeld, kan de Kamerlijst in de Sjabloon Editor worden gebruikt om kamerinformatie als sjabloon toe te voegen vanuit afdrukken in een evenement. De kamers kunnen ook worden weergegeven op contracten en functionsheets.

Door de kamers te koppelen, worden de kamerkosten niet doorberekend in de boeking van het evenement. Om dit te doen, dientt u een kostentrouting regel toe te voegen.

Wanneer de kosten voor alle hotelkamers moeten worden weergegeven op de Pro-Forma- of Evenementcontracten, dan dient Incl kamers te worden geselecteerd op het hoofdtabblad van het Evenement. Hiermee worden ook de omzet voor hotelkamer en Gecombineerd op dezelfde pagina getoont.