Het gebruiken van notities in een evenement

Notities zijn te vinden op verschillende plekken binnen je evenement. Hieronder vindt u een uitleg van alle notitievelden over een evenement en waarvoor ze worden gebruikt. U kunt vooraf geconfigureerde notities maken om tijd te besparen door Snelle notities te gebruiken.

Vanuit het tabblad Notities van het evenement kunnen twee, drie, vier of vijf notitievelden beschikbaar zijn. Interne notities en Evenement notities staan bij ieder hotel, maar er is de mogelijkheid om drie extra aangepaste velden toe te voegen binnen de Geav. C&B Ini instellingen.

Evenement notities

Gebruikt voor algemene informatie, tijdstippen. Bijvoorbeeld naamgeving bij bruidsfeesten. Bij de meeste hotels wordt dit veld weergegeven op alle functionsheets en contracten, maar dit hangt af van hoe het in uw hotel is geconfigureerd.

Interne notities

Gebruikt voor informatie waar alleen het personeel van de hotel van op de hoogte moet worden gebracht. Bij de meeste hotels wordt dit veld alleen weergegeven op de interne functionsheet.

Aangepaste notitie 1 - 3

Deze kunnen van alles worden genoemd, aangezien ze volledig configureerbaar zijn in de Geav. C&B Ini instellingen en op een of geen van de geconfigureerde functiesheets kunnen staan.

Onder het tabblad Facturering van het evenement is een vak voor Extra notities.

Gebruikt voor - facturatieinstructies of voor algemene voorwaarden en kan indien nodig worden weergegeven op de contracten en functionsheets.

Binnen de function van het evenement bevindt zich bovenaan een tabblad voor function notities.

Gebruikt voor - specifieke informatie over de zaal opstelling die alleen relevant is voor dat deel van het evenement. Bijvoorbeeld notities die specifiek zijn voor alleen het ontbijt gedeelte tijdens de bruiloft van het evenement.

Binnen de Function van het Evenement, of vanuit het tabblad Reources zijn de F&B Items/Menu's te vinden. Daarnaast is er Opties > Notities waar de F&B Menu Notities kunnen worden ingevoerd.

Gebruikt voor - dieetwensen of enige informatie waarvan de keuken- of restaurant op de hoogte dient te zijn.

Binnen de functon van het evenement, of vanuit het tabblad Resources, kunnen de Diverse resource items worden gevonden. Daarnaast is er Opties > Notities waar de diverse item notities kunnen worden ingevoerd.

Gebruikt voor - set up informatie voor een item of specifieke vereisten. Sommige hotels gebruiken Diverse items als kopteksten, de notities zijn de informatie eronder. Bijvoorbeeld - Diverse items genaamd 'Leveranciersinformatie' en dan zouden de notities de details zijn, die eronder kunnen staan.

Vanuit het tabblad Deelnemers zijn de deelnemers te vinden en naast ieder Opties > Bewerken. Vanuit de deelnemer is er een tabblad voor deelnemersnotities.

Gebruikt voor -  dieetinformatie voor de gastheer op de dag. Dieetwensen moeten ook worden toegevoegd aan het F&B-menu zodat de keuken/restaurant dit kan zien. Hier kan algemene informatie voor op de dag worden toegevoegd, zoals 'Gevraagde stoel bij de dansvloer' of 'VIP-gast' zoals deze worden weergegeven in het Deelnemersgegevens rapport vanuit het Deelnemers tabblad van het evenement.