Einde Shift in Rezlynx met Trust Payments

Einde Shift en het tellen van de kassa maakt deel uit van de algemene processen binnen het hote, om ervoor te zorgen dat alle betalingen die zijn gedaan, correct zijn toegevoegd aan het systeem. Dit is meestal om contante en kaarttransacties in evenwicht te brengen om fouten te voorkomen.

Selecteer onder Voor periode ‘Shift (not closed)’ en bekijk het rapport. Dit laat zien hoeveel er van iedere betalingswijze is aangenomen tijdens deze shift en splitst het vervolgens op in elke afzonderlijke transactie.

Wanneer u een geldlade aan de receptie heeft, zou u normaal gesproken het contante geld tellen en een eventuele overschrijding vergelijken met het bedrag dat in Rezlynx is opgenomen. Vervolgens kunt u op uw kaartautomaat een shift total uitvoeren, of X afslag de totalen voor elk betalingswijze weer te geven en dit opnieuw te vergelijken met Rezlynx.

U dient vervolgens in te loggen in Trust Payments, uw backoffice voor Secure Trading of Guestpay. U kunt deze openen via de startpagina, tabblad "Diverse".

Wanneer u inlogt, wordt u gevraagd om uw username en password en kunt u ook een two-step authentication hebben. Als u deze informatie niet heeft, kunt u contact opnemen met een lokale manager, Guestline Support of Trust Payments (Secure Trading) Support.

Wanneer u bent ingelogd, klikt u op het kopje "Transaction" aan de linkerkant en klikt u vervolgens op "Transaction Search" om alle transacties die zijn uitgevoerd in te zien

Om de filters toe te passen om alleen die transacties te krijgen die binnen uw shift zijn gedaan, voert u uw "Date from and time" in, gevolgd door uw "Date to and time" - dit is het tijdsbestek waarin u alle verwerkte transacties wilt zien.

Wanneer u alleen transacties wilt zien die rechtstreeks via Rezlynx zijn verwerkt, klikt u op de kop "Filter" en schakelt u het selectievakje "ECOM" in het veld "Accounts" uit; hiermee worden alle betalingen die rechtstreeks zijn verwerkt via de website verwijderd, indien deze optie is ingeschakeld. Om opgeschorte of geannuleerde transacties te verwijderen, verwijdert u het vinkje uit het vakje "3 - Cancelled" in het veld Settlement Status".

Druk op de knop "Search" onderaan de pagina om het rapport op het scherm te genereren. Dit geeft alle verrichte transacties weer en kan worden vergeleken met het rapport in Rezlynx.

Opgeschorte transacties

Wanneer u suspended transactions heeft, is uw transactie geautoriseerd door de bank, maar wordt deze niet automatisch verrekend zonder uw handmatige tussenkomst. Dit kan ofwel automatisch zijn gedaan door het fraude-/duplicaatsysteem van MyST of handmatig door uzelf zijn opgeschort.

Om een transactie op te heffen, klikt u op het reference number aan de linkerkant. Klik onderaan op Actions > Update OR More Details > Update. In het geval van een opgeschorte betaling, moet u de settlement status wijzigen in Status 1 - Manual Settlement en vervolgens op Update klikken.

Mocht er een bedrag ontbreken, hetzij in Rezlynx, hetzij op de kaartautomaat, dan is het de verantwoordelijkheid van de gebruiker om dit te corrigeren, bijvoorbeeld door de betaling in Rezlynx toe te voegen, of door een betaling te doen op de kaartautomaat die mogelijk is gemist.

Zodra de totalen overeenkomen en eventuele fouten zijn verholpen, kunt u de shift sluiten.

Selecteer Sluiten naast Einde van dienst.

U kunt een opmerking toevoegen en Bevestigen selecteren.

Hierdoor worden de totalen voor de dienst weer op nul gezet, zodat de volgende dienst kan beginnen.

Houd er rekening mee dat uw hotel mogelijk een andere procedure heeft dan hierboven vermeld.