Vouchers door de Standaard Conference & Banqueting te gebruiken

De verkoop van cadeaubonnen kan worden geregistreerd via uw Standaard Conference & Banqueting module, als de btw moet worden aangegeven op het moment dat ze worden genomen.

Dit betekent dat Vouchers als aanbetalingen in het systeem dienen te worden ingevoerd.

Configuratie set up

Voorafgaand aan het maken van het event, raden we aan om ervoor te zorgen dat de volgende configuratie is ingesteld:

• Statuscodes - VOUCHER (Configuratie > Systeem > Statuscodes)
• Function Layouts - VOUCHER
• Functiontypen - VOUCHER
• Kamertypen - VOUCHER 
• Kamers - Moet een kamernummer te zijn, d.w.z. 900, Beschrijving Voucher en vul het aantal personen in.
• Annuleringscodes - VOUCHER

Het toevoegen van een  voucherbetaling aan de POS

Klik op Zoeken/Aanmaken/Bewerken. (Kan ook vanuit de agenda worden gedaan)

Klik op Functionreservering aanmaken.

Voer/Selecteer de volgende informatie:

• Voer profiel in - Koppel het profiel van de persoon die de voucher koopt.
• Boekingsbeschrijving - d.w.z. Vouchernummer: 123456 - Naam van gast - Waarde €
• Opties (midden rechts)>  Wijzigen - Voer start- en einddatum in - De vervaldatum van de voucher.
• Status – Selecteer VOUCHER.
• Functiontype – VOUCHER.
• Kamerinstellingen - VOUCHER.
• Garantie tabblad - Garantie Type
• Klik op Opslaan

Betaling

Om de betaling te registreren wanneer u de gast aan de telefoon heeft, selecteert u het tabblad Garantie en gebruikt u de betalingsgateway. Voer het bedrag in waar de voucher voor is en ontvang de betaling van de gast. Zorg ervoor dat de aanbetaling wordt toegevoegd aan het event.

Wanneer de betaling via de PIN/Chip-automaat of contant wordt gedaan, selecteert u Opties (rechtsonder) > Aanbetalingen > Aanbetaling toevoegen en voert u de aanbetaling in tegen het betalingstype waarop deze is betaald. We raden aan om de opmerking over het betalingstype toe te voegen met het volgende, Vouchernummer: 123456 - Naam van gast - Waarde €.

Het inwisselen van een cadeaubon

Om een voucher in te wisselen, dien je de boeking vinden door naar  Zoeken/Aanmaken/Bewerken te gaan.

Zoek via de naam van de gast of boekingsbeschrijving

U kunt de aanbetaling vervolgens overboeken naar waar het naartoe moet door naar Opties (rechtsonder) > Deposito's te gaan en 'verwijderen' (of Terugbetaling) te selecteren naast de aanbetaling.

Houd hierbij rekening met de oorspronkelijke betalingswijze, zodat u deze naar de juiste kunt overboeken.

Je dient dan je event te annuleren via Opties (rechtsonder) > Annuleren en de annuleringscode van de ingewisselde voucher gebruiken

U dient deze betaling dan opnieuw toe te passen op de plek waar deze wordt verzilverd. Als dit bijvoorbeeld voor een kamerovernachting is tijdens het uitchecken, dient u de betaling toe te voegen en het voucherbedrag in te geven..

Voor Food & Beverage, kunt u NRA account aanmaken en de voucherkosten hier boeken.

Vervolgens kunt u de aanbetaling van het event naar de NRA-rekening overboeken met betaling toevoegen

Als alternatief kunt u voor Food & Beverage en aOvernachtingskosten uw event zoeken en de datum wijzigen in de datum van vandaag. Vanaf hier kunt u deze inchecken en de kosten handmatig of via uw kassasysteem toevoegen.