Invoice Enhancements Overview

Overzicht

Facturatie is een belangrijk onderdeel van elke Property Management Software. Ervoor zorgen dat een oplossing compliant, intuïtief en gebruiksvriendelijk is, is een lastige balans om te vinden.

Rezlynx heeft nu al een tijdje 2 verschillende workflows voor de Britse markt. De laatste wijzigingen zijn nu beproefd en klaar om te worden uitgerold naar alle vestigingen van Rezlynx.

Het belangrijkste principe is dat wanneer een factuur eenmaal is aangemaakt, deze onveranderlijk moet zijn. Dat wil zeggen dat het niet mogelijk moet zijn om het document te wijzigen.

Om dit te garanderen en andere mogelijkheden te introduceren, veranderen de stromen binnen Room Billing.

We hebben een video gemaakt om de belangrijkste veranderingen en overwegingen te belichten:

VIDEO

Wat zijn de voordelen van deze veranderingen?

• Verbetert naleving
  • Onveranderlijkheid garanderen
  • Verwijdert enkele scenario's die kunnen resulteren in overgeslagen factuurnummers
• Assisteert gebruikers bij een logische processtroom bij het presenteren van rekeningen aan gasten
• Hiermee kan extra GuestStay-functionaliteit worden ingeschakeld die helpt bij het automatiseren van het in- en uitchecken.
• Eenvoudiger bewerken van factuuradressen in Kamerfacturering

Wat zijn de veranderingen?

Eenmaal ingeschakeld zullen de volgende veranderingen worden waargenomen...

• Kamerfacturering - Kamerweergave wordt verwijderd en individuele weergave wordt de enige optie. Dit vereenvoudigt de interface en verwijdert onnodige complexiteit.
• Afdrukken - Bij het afdrukken van een foliosplitsing wordt eerst een 'Voorbeeld'-document afgedrukt.
• Afronden - Gebruikers moeten een foliosplitsing 'Afronden' voordat ze een factuur kunnen afdrukken. De knop Afronden is het proces dat een factuur genereert.
• Opnieuw factureren - In Kamerfacturering wordt bij een definitieve factuur de optie 'Opnieuw factureren' weergegeven. Deze optie genereert een creditnota voor de oorspronkelijke factuur en een nieuwe, open splitsing met alle transacties. Je kunt correcties en toevoegingen maken voordat je de factuur opnieuw afsluit.
• Uitchecken - Elke splitsing moet een saldo van nul hebben voordat een boeking kan worden uitgecheckt. Als een tussentijd een saldo van nul heeft maar NIET is afgerond, zal de actie van het uitchecken de tussentijd afsluiten.
• Factuuradres - Een nieuwe mogelijkheid voor adressen is toegevoegd binnen Kamerfacturering. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudig zien welk adres wordt gebruikt en kunnen ze het adres bewerken, een ander adres selecteren of een nieuw adres aanmaken.

Wanneer gebeurt dit?

Het feit dat u dit artikel leest, kan betekenen dat Guestline contact met u heeft opgenomen om u te informeren dat deze wijzigingen worden geactiveerd. Als dit niet het geval is, neemt Guestline contact met u op om u te informeren wanneer de verbeteringen op uw site worden doorgevoerd.

Omdat maatwerk per site wordt vereist, is het niet mogelijk om deze wijzigingen voor alle sites tegelijk te activeren. Vandaar de gefaseerde aanpak.

Kunnen we ervoor kiezen om dit niet te veranderen?

Nee. Deze wijzigingen zijn verplicht voor alle sites. Ze zijn bedoeld om onze klanten aan de regels te laten voldoen en de integriteit van het systeem te behouden.

Is er iets waar we ons bewust van moeten zijn?

Zodra een factuur is gegenereerd, is het niet meer mogelijk om het adres van de factuur te wijzigen. Voorheen konden gebruikers het profiel wijzigen en vervolgens de factuur opnieuw genereren om het adres bij te werken.

Momenteel is de optie om documenten uit te voeren naar RTF niet langer beschikbaar.