บทความในส่วนนี้

ดูเพิ่มเติม

Reservation - To Do Items

  • ปรับปรุงเมื่อ
ติดตาม

mceclip0.png

To Do Items

To Do Items ใช้สำหรับแจ้งเตือน สามารถ assign เจาะจงไปที่ชื่อคนใดคนหนึ่งหรือเป็นทีมได้ และสามารถใช้ได้ในหลายส่วนบน Rezlynx เช่น

  • Enquiry
  • Reservation
  • People Profile
  • Company
  • Rate Plan
  • Guest Message
  • Function Booking
  • Group/Room Block
  • Company Sales Activity
  • Event  

สำหรับรายละเอียดในส่วนนี้จะเน้นไปที่การใช้งาน Reservation To Do Items

การสร้าง Reservation To Do Item

Reservation To Do Items สามารถเพิ่มได้ที่แถบเมนูที่หกบนหน้า reservation หัวข้อ 'To Do Items'

  1. การเพิ่ม To Do Item ไปที่เมนู To Do Item จากหน้าจอ reservation เลือก 'Add New To Do'

    ระบบจะเปิดกล่องสำหรับเพิ่มรายละเอียดขึ้นมา ที่ด้านบนจะแบ่งเป็นสองส่วน ทางซ้ายสำหรับ     Assigned Operators และทางขวาสำหรับ Assigned Groups
  2. การ save To Do Item จะต้องมีการ assign Operator หรือ Group เลือก add เพื่อเลือกรายการจากเมนูเพิ่มเติม สามารถเพิ่มได้หลาย Operators หรือ Groups และการลบ Operator หรือ Group ทำได้โดยเลือก 'Remove'
  3. ส่วนของ To Do Details สามารถใส่ 'Subject' หรือรายละเอียดอื่น ๆ ใน 'Body' ได้ และทั้งสองส่วนนี้เป็นส่วนที่ต้องมีข้อมูลเพื่อทำการ save
  4. 'Start Date' คือ due date ที่ระบบจะแสดง To Do และสามารถเพิ่มเวลาได้ด้วยเช่นกัน
  5. 'Response/Completion Due' วันทีที่จะต้องทำ task ให้เสร็จ
  6. สามารถตั้ง priority ได้ (low, medium or high) เพื่อแสดงถึงระดับความสำคัญของ Task
  7. ตัวเลือก Abort ทางซ้ายหากไม่ต้องการ save และตัวเลือก Save ทางขวาเพื่อ save

ในส่วนของ Attachment/Link ก่อนที่จะทำการ save สามารถตรวจสอบ type of To Do ได้ และจะเห็นว่ามี Booking Reference number แสดงอยู่ด้วย

mceclip1.png

Viewing your Reservation To Do Item

To Do Items สามารถดูได้ที่หน้าจอ reservation ในเมนู To Do Items หรือไปที่ Systems > Systems > To Do Items menu.

หากเปิดดูจากหน้าจอ reservation ระบบจะแสดงรายการเรียงตามลำดับวันที่ที่ถูกและมีข้อมูล ดังนี้

  • Start Date 
  • Start Time 
  • Status - Outstanding หรือ Complete
  • Assigned Users - แสดง Operator Code
  • Assigned Groups - แสดง Group Code
  • Notes - Subject ที่ใส่ไว้ใน To Do Item

Copy / Edit / Delete

ด้านข้างของ Notes จะมีปุ่ม 'Options' สำหรับ Copy, Edit or Delete the To Do Item.

Copy will duplicate the To Do Item, and send it to the bottom of the To Do Item list.

Edit will open the To Do Item. 
From here you can change the Assigned Operator, Assigned Group, edit the Subject and Body, change the Start Date, the Response / Completion Date and amend the Priority. 
If any of the task has previously been completed, you can see the Percentage Completed to the right of the Priority drop down. 
You can also copy your To Do Item from within the Edit Screen.

Delete will open a pop-up asking 'Are you sure you want to delete the item?', and give you No or Yes options to select. 
If you select no, the To Do item will remain on the To Do Item page; If you select Yes it removes from the To Do Item page.

To Do Item pop-ups

When your To Do Item is due, a 'To Do Item Response Required' box will open displaying this message;

'The following To Do Items are overdue and require a response; you can set the items as Complete or specify a Completion Percentage if you have not yet completed the task.'

Beneath the message you will see the To Do Items listed in rows displaying the following information from left to right;

  • To Do ID
  • Title - Subject of the To Do Item
  • Response Required date and time 
  • Description from the body of the To Do Item
  • Mark Partial Completion - A drop down box with increments of 10%, so you can change the amount the task has been completed from 0% to 90%.  A Set button next to the Mark Partial Completion drop down allows you to change the amount the task has been completed.

If the task has been fully completed, to the right of the To Do Item line is a 'Mark as 100% Complete' button.  When selected, you will be prompted by a pop up asking 'Are sure you want to mark completed To Do X?' 
Selecting No closes the question, selecting Yes will remove the To Do Item from the To Do Item Response Required Screen.  Completed To Do Items are visible from the Reservation To Do page.

Towards the bottom of the Pop-up, any outstanding Guest Messages will display.

To Do Items can be snoozed between 5 minutes and 1 day by using the Snooze drop down in the bottom left corner of the To Do Item Response Required box.  

Responding to a To Do Item

The To Do Items are hyperlinked.  By clicking on the blue wording you can open the To Do Item and respond to the Operator who set the To Do Item.  

You can also see;

  • To Do ID 
  • From
  • To Users
  • To User Groups
  • Title
  • Description from the body of the To Do Item
  • Priority
  • Response Required By Date and time
  • Attachment - the Booking Refeernce which hyperlinks to the Reservation

The Response History allows you to add a response and change the Status using the 'Set Status' drop down from Not Set to Outstanding, Suspended or Complete.  

When the Operator checks the To Do Item pop up, they can see the response.  They can also view responses from the To Do Items via the System Menu.

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้อคิดเห็น

0 ข้อคิดเห็น

บทความนี้ถูกปิดการแสดงข้อคิดเห็น

สนับสนุนโดย Zendesk