User Setup เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้เมื่อคุณต้องการสร้างล็อคอินใหม่ สิทธิ์ในการเข้าระบบ ปลดล็อคและรีเซ็ตพาสเวิร์ด
ให้คุณกดที่ปุ่ม setting และเลือก User Setup คุณจะต้องใส่พาสเวิร์ดทุกครั้งเพื่อเข้าเมนูนี้
ที่น่าจอจะแสดงทั้ง Groups กับ Users ระดับ Global และ ระดับ Local
ในส่วนของ Global จะเป็นการตั้งค่าให้คุณสามารถเข้าระบบได้ทุกโรงแรม ส่วน Local จะเข้าได้เฉพาะโรงแรมที่ user ถูกสร้างไว้
ที่หน้าจอจะแบ่งเป็นสองส่วนคือ Groups และ Users
Groups จะเป็นการตั้งค่ากลุ่ม user rights ของผู้ใช้ ซึ่งสามารถสร้างได้หลายกรุ้ปตามต้องการ
ในส่วนของ Admin กรุ้ป จะเป็น User rights ของ Guestline Supervisor ที่ใช้ในการตั้งค่าหลักต่าง ๆ ของระบบเท่านั้น คุณจะไม่สามารถแก้ไขในกรุ้ปนี้ได้
การสร้าง Groups ในส่วน Global Level ให้คลิกที่ Global Users and Groups แล้วคลิก New Global Group
ส่วนการสร้างใน Local Level, ให้เลือกโรงแรมที่ต้องการแล้วคลิกที่ New Local Group
ทั้งสองแบบต้องใส่ ID และ description / Group ID จะปรากฏที่ message board และ หน้าจอ user setup ส่วน ID จะต้องไม่เกิน 12 ตัวและใช้ underscore สำหรับการเว้นวรรค
กดที่ access tab เพื่อเลือกสิทธิ์ในการใช้งานของกรุ้ป ซึ่งจะแบ่งย่อยตามฟังก์ชั่นการทำงาน คุณสามารถเลือกทั้งหมดโดยคลิกเลือกที่ด้านบนสุดหรือเลือกทีละฟังก์ชั่นตามต้องการ คุณสามารถพิมพ์เพื่อค้นหาคำที่เกี่ยวข้อง เช่น delete เพื่อเลือกสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับคำนั้นได้
หากคุณแก้ไข user rights ของกรุ้ปที่มีผู้ใช้อยู่แล้ว ผู้ใช้นั้นจะยังคงใช้สิทธิ์เดิมจนกว่าจะทำการล็อดเอ๊าท์และล็อคอินเข้าระบบอีกครั้ง จึงจะใช้สิทธิ์ที่ตั้งค่าใหม่ได้
เมื่อสร้างกรุ้ปเสร็จแล้ว คุณจึงจะสามารถเพิ่มผู้ใช้ในกรุ้ปได้ ซึ่งจะแสดงใน member list ทางด้านซ้ายมือ
การสร้าง User ในระดับ Global ให้เลือกที่ Global Users and Groups คลิกที่ New Global User
ส่วนการสร้างในระดับLocal ให้เลือกที่ชื่อโรงแรม แล้วคลิก New Local User
ทั้งสองแบบจะต้องใส่ Operator Code ซึ่งจะต้องไม่เกิน 12 ตัว และไม่สามารถใช้โค้ดซ้ำกันได้ ตัวอย่างเช่นใส่ชื่อเต็มและตัวอักษรแรกของนามสกุล ใช้ underscore แทนการเว้นวรรค ส่วน Description อาจใส่ชื่อนามสกุลเต็ม และตำแหน่งงานของผู้ใช้ ซึ่งจะปรากฏเมื่อมีการนำไปใช้ใน templates ต่าง ๆ
Global User ไม่สามารถเปลี่ยนเป็น Local User ได้ แต่ Local User สามารถเปลี่ยนได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Make Global User คุณจะเห็นกล่องข้อความแจ้งเตือนขึ้นมา ว่าคุณไม่สามารถแก้ไขให้เป็นแบบ Local ได้อีกครั้ง
การตั้งค่าพาสเวิร์ดครั้งแรก อาจเป็นแบบง่าย ซึ่งเราสามารถตั้งค่าให้ผู้ใช้ทำการเปลี่ยนใหม่เมื่อล็อคอินครั้งแรกโดยการทำเครื่องหมายถูกที่กล่องนี้
เสร็จแล้วให้เลือก กรุ้ป ที่ต้องการสำหรับ user นี้แล้วกด save ผู้ใช้จะสามารถล็อคอินได้ทันที Global User จะสามารถเข้าได้ทุกโรงแรมในกรุ้ป ส่วน Local Users จะเข้าระบบของโรงแรมที่ถูกเลือกไว้เท่านั้น
พาสเวิร์ดจะมีอายุ 89 วันซึ่งระบบจะทำการแจ้งเตือนล่วงหน้า พาสเวิร์ดจะต้องมีความยาวอย่างน้อย 10 หลัก ประกอบไปด้วยตัวอักษรและตัวเลข
หากผู้ใช้กรอกพาสเวิร์ดผิดสามครั้ง user จะถูกล็อค ทีม support จะไม่สามารถ reset password ได้ทางโทรศัพท์ คุณสามารถแจ้งกับผู้ใช้ที่เป็น Admin ที่โรงแรมของคุณเพื่อปลดล็อค หากไม่สามารถติดต่อได้ คุณสามารถส่งอีเมลจากอีเมลที่เป็นของโรงแรมเท่านั้น มาที่ internationalsupport@guestline.com เพื่อขอรีเซ็ตพาสเวิร์ดใหม่
การปลดล็อค ให้ untick เครื่องหมายถูก ที่กล่อง Account is locked และคลิกที่ reset password เพื่อพิมพ์พาสเวิร์ดใหม่ลงไป เสร็จแล้วทำเครื่องหมายถูกที่กล่อง User must change password at next logon