วิธีใช้ Batch Printing ให้ไปที่ Guest Journey ในคอลัมน์ Front Office แล้วคลิกที่ Batch Printing ฟีเจอร์นี้ช่วยในการพิมพ์ หรือส่งเทมเพลตพร้อมกัน ทีละหลาย ๆ ห้องภายในครั้งเดียว ไม่ว่าจะเป็น Confirmation Letter, Pre-arrival หรือเทมเพลตอื่น ๆ
ฟิลเตอร์แรกใช้ในการแสดงผล reservation ตามวันที่ถูกสร้าง วันที่เข้าพัก วันที่เช็คเอ๊าท์ หรือ Resident
ในฟิลเตอร์ Creation, Arrival และ Departure จะมีฟิลเตอร์อื่น ๆ เพิ่มเติมให้เลือก ได้แก่วันที่ Booking Status และผู้รับที่ต้องการส่งเทมเพลตไปถึงระหว่าง Lead Guest หรือ Contact
ตัวอย่างเช่น หากต้องการส่ง Pre-arrival อีเมล สามารถตั้งค่า ให้ทำการส่ง 2 วันล่วงหน้าก่อนวันเข้าพักได้ เลือกให้ส่งเฉพาะบุ้คกิ้งที่มีสถานะ Confirmed แล้วเท่านั้น และให้นำส่งไปยังอีเมลของ Lead Guest ที่จะเข้าพัก เป็นต้น วิธีนี้จะทำให้ส่งอีเมลไปยังบุ้คกิ้งทุกบุ้คกิ้งตามที่ตั้งค่าไว้ในเวลาเดียวกัน
สำหรับฟิลเตอร์ Resident ระบบจะให้เลือกเพิ่มระหว่าง ส่งเทมเพลตไปยัง Lead Guest หรือ Contact เท่านั้น
ที่ด้านล่าง จะมีกล่องให้ทำเครื่องหมายถูกเพื่อเลือกให้ระบบทำการพิมพ์ ส่งอีเมล ส่ง SMS หรือแฟกซ์ ด้านบนสุดจะมีกล่องให้ทำเครื่องหมายถูกเพื่อส่งเทมเพลตไปยังทุกบุ๊คกิ้ง หากมีกล่องที่เป็นสีเทา หมายถึงไม่สามารถใช้ฟังก์ชั่นนั้นได้ เนื่องจากไม่มีการตั้งค่าระบบ SMS หรือแฟกซ์ หรือไม่มีรายละเอียดใส่ไว้ที่ Guest’s Profile
จากนั้น จะมีการแสดงรายละเอียดของผู้เข้าพักและ contact ที่ถูกบันทึกไว้ ตามด้วยเลือกเทมเพลตที่ต้องการจาก drop down เมนู เลือกเทมเพลตที่ต้องการส่งหรือเลือก Set All ที่ด้านล่างเพื่อประหยัดเวลาในการเลือกที่ละเทมเพลต
Print Preview ใช้เพื่อตรวจสอบความเรียบร้อยบนระบบก่อนที่จะนำส่ง ส่วน Document Preview จะเปิดเทมเพลตใน Microsoft Word
เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยดีแล้ว ให้คลิกที่ Execute เพื่อทำการส่ง