การทำยกเลิกการจองบน Rezlynx สามารถทำได้จากหลาย ๆ ส่วนในระบบ
จากเมนู Guest Journey เลือก Reservations และไปที่ cancel ซึ่งสามารถค้นหา reservation ที่ต้องการยกเลิกได้จาก search bar และระบบจะเปิดไปที่หน้าจอ cancellation ทันที
หรือจากหน้าจอ reservation สามารถเลือก options และคลิก cancel
เมือถึงหน้าจอยกเลิกการจองแล้ว จะต้องมีการเลือก Cancellation Code ก่อนเสมอ และสามารถใส่ข้อความเพิ่มเติมได้ในช่อง cancellation note
ถ้ามีการตั้งค่าใช้งาน cancellation policy ไว้ในระบบและ reservation นี้มีเงื่อนไขตรงกับที่ตั้งไว้ จะมีสัญลักษณ์ warning triangle แสดงขึ้นมา เมื่อคลิกแล้วจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับ cancellation policy แสดงที่หน้าจอ แต่ถ้า reservation ไม่ได้มีเงื่อนไขตรงกับ cancellation policy ก็จะไม่มีสัญลักษณ์ใด ๆ แสดงบนหน้าจอ
ถ้าการจองนั้น ๆ มีการทำ deposit ไว้แล้ว ควรจะมีการจัดการกับ deposit ก่อนที่จะทำการยกเลิกการจองเสมอ
- กด Deposit จากหน้าจอ cancellation ระบบจะเปิดหน้าจอเพื่อให้เลือกที่จะยึดหรือคืน deposit
- หากต้องการยึด deposit เลือก payment code ซึ่งควรจะตรงกับตอนที่ทำ deposit และเลือก analysis code จากนั้น สามารถเลือกจำนวนเงินที่ต้องการยึดได้เป็น percentage หรือแบบระบุจำนวน
หมายเหตุสำคัญ หากมีการทำคืนเงินจากส่วนนี้ ระบบจะไม่ได้มีการนำเงินส่งคืนไปที่ผู้ทำจองโดยตรง นี่เป็นเพียงขั้นตอนเพื่อบันทึกไว้ในระบบเท่านั้นว่ามีการทำเรื่องคืนเงินสำหรับการจองนี้
- คลิก okay และระบบจะบันทึก revenue ที่ได้จากการยึด deposit
จากนั้นทำการยกเลิกการจองโดยคลิก Cancel
ระบบจะเปิดไปที่หน้า cancellation email
หากต้องการส่ง email ยืนยันการยกเลิกการจอง ให้เลือก Template ก่อนเสมอ จากนั้นกด Execute
หากไม่ต้องการส่ง email คลิก Continue