การใช้ Aged Debtors - Account Status Tab

หน้าจอ Account Status จะมีสองแถบย่อยคือ Account Status และ Chase Activity.

Account Status จะเป็นหน้าหลักที่สามารถดูรายการ Transaction History ของ Credits และ Debits

ที่ด้านบนของหน้าจอ จะแสดงข้อมูลทั่วไป เช่น current balance หรือ ยอดคงค้าง 30 วัน, 60 วัน, 90 วัน และ 120 วัน

Advanced Search

เมื่อเลือกเครื่องหมายบวกสีเทา จะมีช่องเพื่อใส่ข้อมูลที่ต้องการค้นหาใน Advanced Search

• From Date
• To Date
• BookRef
• Payment Code
• Description
• Min Value (Gross)
• Max Value (Gross)
• Operator
• Invoice/Credit Note ID

สถานะ หรือ Statuses ได้แก่

• Unpaid
• Part Part
• Fully Paid
• Part Used
• Fully Used
• Unused

Transactions

ด้านล่างของ balance รายการต่าง ๆ จะถูกแสดงอยู่ในสองส่วน คือ Debits และ Credits และสามารถเลือกรูปแบบการแสดงข้อมูลได้จากตัวเลือกใน Display เพื่อแสดงตัวเลขรวม  

Zero Balance สามารถเลือกได้โดยทำเครื่องหมาหน้าตัวเลือก

Debits Transactions

Debit จะถูกแสดงตามรายการ ดังนี้

• Status
• Date and Time stamp
• Transaction ID
• Operator Code
• Description
• Gross Value
• Balance
• Profile Ref
• Booking Ref
• Room Pick ID
• Folio ID
• Currency Conversion (ถ้ามี)

รายการต่าง ๆ ที่ยังค้างอยู่จะถูกแสดงในส่วนนี้พร้อมกับรายละเอียดตามหัวข้อ 

รายการต่าง ๆ ที่ถูกชำระแล้วจะถูกซ่อนจากหน้าจอ Account Status และสามารถเปิดดูได้โดยเลือกกล่อง zero balances

Credits Transactions

Credits จะถูกแสดงตามรายการ ดังนี้

• Status
• Date and Time stamp
• For Date
• Transaction ID
• Operator Code
• Description
• Gross Value
• Balance
• Profile Ref
• Payment Code
• Currency Conversion (ถ้ามี)

รายการ Payment ที่ยังไม่ได้ถูกใช้สามารถแก้ไขได้โดยเลือก 'Adjust'

เลือกต้องการชำระรายการจาก Credit ไปที่ debits เลือก 'Allocate' ระบบจะแสดงหน้าจอใหม่ที่มีรายการคงค้างทั้งหมด สามารถใช้ filter เพื่อจำกัดการค้นหาหากมีผลการค้นหามากเกินไป

Credits สามารถใช้ได้เต็มจำนวน matched in full หรือ บางส่วน part matched (เฉพาะกรณีที่ไม่ได้ใช้งาน document tracking) เมื่อเลือกแล้ว ระบบจะอัปเดตข้อมูลบัญชีทันที

Tracking

ทางด้านขวาจะมีตัวเลือก 'Tracking' ที่แสดง Account Tracking ID ซึ่งหน้าจอนี้จะแบ่งเป็นสองส่วนคือ Tracking Records และ Source Records

เราสามารถ re-assign the invoice เพื่อย้ายรายการนั้น ๆ ไปที่บัญชึอื่นได้

Tracking Records

เราสามารถ track payments ที่ถูกใช้งานไปแล้วได้
ส่วนนี้จะแสดงข้อมูล เช่น time and date stamp, status type, operator code, movement, debit ID, Debit Balance, Credif ID และ Credit Balance

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือก unallocate payments เพื่อแก้ไขรายการที่ทำการจ่ายผิดไป

Source Records

ด้านล่างของ Tracking Record จะมี Source Record แสดงอยู่ซึ่งเป็นข้อมูลเกี่ยวกับที่มาของรายการต่าง ๆ ตามรายละเอียดคือ Operator Code, Time and date stamp, for date, Analysis Code, Description, Room Pick ,Folio ID, Gross, Quantity และ Total

Aged Debtor Buttons

ที่ด้านล่างสุดของหน้าจอ Aged Debtor มีตัวเลือกดังนี้ 

• Back  - ย้อนกลับไปที่หน้าจอ Aged Debtors Overview
• Create To Do 
• Edit Company - ระบบจะลิงก์ไปที่หน้า Company profile
• Pay / Allocate - สำหรับการชำระยอด
• Payment - สำหรับการทำ payment ล่วงหน้า
• Credit - การทำ credit
• Invoice - การเพิ่ม invoice
• View - Print, Email และ view รายงาน Account statement ในรูปแบบต่าง ๆ