การใช้ Planner

Planner สามารถเข้าใช้งานได้ที่ Guest Journey Menu ภายใต้หัวห้อ Property ซึ่งส่วนนี้จะแสดงข้อมูล reservation ที่มีการใส่หมายเลขห้องแล้ว

อย่างไรก็ตาม เราสามารถสร้าง reservation บน planner ได้ แต่จะแตกต่างจากการสร้างบน Availability ซึ่งสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ 'How to use the Availability Screen'  

มีข้อมูลอีกมากมายที่สามารถดูได้บน planner โดยเลือกการแสดงข้อมูลต่าง ๆ ที่ตัวเลือก legend ดังต่อไปนี้

Legend 

Start Date จะถูกตั้งค่าเริ่มต้นไว้ให้แสดงวันที่ปัจจุบัน และสามารถเลือกแสดงได้สูงสุด 100 วัน

นอกจากนี้ยังมี Room Type และ Location ที่สามารถเลือกแสดงผลได้ตามกลุ่มต่าง ๆ ที่ Group Mode

ตัวเลือก Group Mode นั้น จะใช้แสดง multiroom ที่มีการใส่หมายเลขห้องไว้แล้วหรือห้องใน group reservation ที่ถูก pick up ไปแล้ว เมื่อคลิกห้องใดห้องหนึ่งใน multiroom หรือ group reservation ห้องอื่น ๆ ในกลุ่มเดียวกันจะถูก highlight ให้เห็นได้ชัด

Additional Legend Functions

ปุ่มเครื่องหมายบวกสีเทาทางขวาของหน้าจอ จะใช้สำหรับการค้นหาเพิ่มเติม เช่น Order By, View Mode, Legend, Cleaning Codes และ Tag Options และยังสามารถค้นหาจาก Room Attributes ได้อีกด้วยโดยใช้ hyperlink และทำเครื่องหมายที่กล่อง Show Unallocated

Order by จะเรียงตามรายละเอียดดังนี้;

• Numeric, Room ID
• Numeric, Room Type
• Numeric, Location
• Room ID
• Room Type
• Location

View การเรียงข้อมูลที่แสดงบน Planner ดังนี้;

• Day - จะถูกตั้งไว้เป็นค่าเริ่มต้น
• Month - การแสดงข้อมูลเป็นรายเดือน
• Daily Rate - แสดงข้อมูลตาม Rate Plan Code และ Daily Rate

Legend ใช้ในการเปลี่ยนการแสดงข้อมูลตาม Room ID;  

• Room ID - จะถูกตั้งเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับการใช้งานครั้งแรก
• Room ID & Room Type 
• Room ID & Group
• Room ID, Room Type & Group

Cleaning Code แสดง Room Status; Clean, Dirty และอื่น ๆ  โดยจะแสดงด้วยแถบสีต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้เบื้องต้น

Tag Options สามารถเลือกการแสดงข้อมูลในแบบต่าง ๆ ตามที่ตั้งค่าไว้เบื้องต้น ตัวเลือกได้แก่ Default, Basic, Standard และ Extended

Filter by Room Attributes สามารถใช้เลือก pre-assigned room attributes เพื่อเรียงข้อมูลที่แสดงบน planner ตาม attributes

Show Unallocated ส่วนนี้จะแสดง unallocated non-resident Reservation ไว้ที่ด้านล่างสุดของหน้าจอ planner โดยแต่ละ reservation จะแสดงในแถว 'Unallocated'

เมื่อตั้งค่าการแสดงข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม Refresh เพื่อดูผลการค้นหา และกด View เพื่อเลือกรูปแบบของไฟล์ที่ใช้แสดงข้อมูล

Room IDs

เมื่อคลิกที่ Room ID จะมีกล่องข้อความพร้อมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับห้องนั้นแสดงขึ้นมา เช่น

• Sub Group
• Room Type
• Owner Code
• Available from date
• Status
• Housekeeping Status
• Auto-Allocate Priority
• Smoking
• Next to Room ID
• Notes
• Room Images
• Room Attributes 

Notes, Room Images และ Room Attributes สามารถแก้ไขได้เสมอ 

Special Events 

เมื่อมีการใช้งาน planner ครั้งแรก Dates จะถูกแสดงด้านบน และ Room ID จะอยู่ทางด้านซ้าย บนแถวแรกจะเห็น Special Event และส่วนนี้จะถูกแสดงเหมือนกันบน Availability และ Diary คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้าง Special Event Click here for more information on adding Special Events to the Planner

Unallocated Reservations

Unallocated Residents จะแสดงข้อมูล Guests name, Room Type, Company, BookRef, Arrival Date, Departure Date, และ Rate Plan

Unallocated Picked Up Reservations จะแสดงข้อมูล unallocated non-resident Reservations ทั้งหมด โดยจะอยู่ในแถว 'Unallocated'

Allocating Reservations

มีหลายวิธีที่จะใส่กำหนดหมายเลขห้องสำหรับ reservation บน planner  

1. เลือกช่องที่ว่างอยู่ ตาม Room ID ที่ต้องการ เมื่อคลิกแล้วจะมีกล่องข้อความพร้อมตัวเลือก คลิก 'Allocate Booking' ระบบจะค้นหา Reservation ที่มีอยู่
   1. ตัวเลือกแรกคือห้องที่ตรงกับประเภทห้องนั้น ๆ เลือก Allocate เพื่อใส่ Room ID ให้กับ reservation
   2. ตัวเลือกที่สองคือ Reservation อื่น ๆ ที่ไม่ตรงกับประเภทห้องที่เลือกไว้
      คลิก Allocate เพื่อเลือก  
      จะมีกล่องข้อความ 'Allocated Confirmation' เพื่อเตือนว่ามีความแตกต่างของราคาห้องพัก (ถ้ามี) และจะมีตัวเลือกให้ Retain the Original Rate เพื่อใช้ราคาเดิม หรือ Use the New Rate เพื่อใช้ราคาใหม่
2. เมื่อมีการแสดงข้อมูล Unallocated Reservations ทั้งหมดโดยใช้ 'Show Unallocated' จะสามารถคลิกและลาก reservation ไปวางในห้องที่ต้องการได้เลย

Unallocating Reservations

เราสามารถ unallocated ห้องจาก planner ได้เช่นกัน โดยเลือก reservation ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม 'unallocate' ในกล่องข้อความที่ปรากฏ

ห้องที่ถูก Allocate แล้วสามารถคลิกแล้วลากเพื่อเปลี่ยนห้องได้เช่นกันโดยที่ไม่ต้องมีการ unallocate ก่อน

Making a Reservation from the Planner

หากต้องการทำ reservation โดยเจาะจงหมายเลขห้อง สามารถทำได้โดยตรงบน Planner  
คลิกและลากช่องว่างที่ตรงตามวันที่ จำนวนคืนและหมายเลขห้องที่ต้องการ 

จากนั้นจะมีกล่องข้อความแสดง เลือก Create a Reservation ระบบจะลิงก์ไปที่หน้าจอ Rate Search ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Searching for a rate using Rate Search for more information

เมื่อบันทึก reservation แล้ว จะเห็นห้องนั้นบน planner

Room Maintenance

เราสามารถตั้ง out of service และ Maintenance Period ได้บน Planner เช่นกัน   

1. คลิกและลากตามห้อง วันที่ และจำนวนคืนที่ต้องการ  
2. จะมีกล่องข้อความแสดง เลือก 'Create Maintenance Period'
   
3. กล่องข้อความสำหรับสร้าง Maintenance จะถูกเปิดขึ้นมาพร้อมกับระบุหมายเลขห้อง ในส่วนนี้สามารถแก้ไขวันที่ได้หากต้องการ
4. เราสามารถแก้ไข Operator, Maintenance Type, Status, Action และ maintenance notes ได้ตามต้องการ